Финансовый контроль в сфере образования обеспечивает грамотное распределение ресурсов. Как устроено регулирование и как его организовать — читайте в статье.
Финансовый контроль в сфере образования — это не только проверки и отчеты. Это инструмент, который помогает школам, вузам и детским садам использовать бюджет эффективно, без потерь и злоупотреблений. Если контроль слабый — деньги тратятся не по назначению, ресурсы расходуются впустую, а качество образования страдает. Если регулирование строгое, но формальное — учреждения заваливают бумажной работой, а реальная польза остается под вопросом. Как устроен финконтроль в образовании, какие ошибки допускают учреждения и проверяющие. И главное — как сделать так, чтобы контроль работал на качество, а не превращался в бюрократию. Разбираемся в статье.
Как организовать внутренний финансовый контроль в школе
Если регулирование организовано правильно, школа может грамотно распределять ресурсы и направлять их на повышение качества образования.
- Определите цели и задачи
Перед тем как выстраивать систему контроля, важно понимать, зачем она нужна. Основные задачи:
- Проверять законность и целесообразность расходов.
- Предотвращать экономические нарушения.
- Повышать прозрачность бухгалтерского учета.
- Оптимизировать использование бюджета.
- Минимизировать риски финансовых потерь.
Цель контроля – проверить операции, которые влияют на финансовое положение, финансовый результат или движение денежных средств, минимизировать риски нарушений законодательства, в том числе бюджетного.
Контроль не должен превращаться в формальную процедуру, целью которой является наказание ответственных. Его главная функция — выявлять слабые места и предотвращать ошибки до их превращения в серьезные проблемы.
Ошибки, которые часто допускают при организации регулирования:
- Отсутствие регламента проверок.
- Нерегулярное проведение внутренних аудитов.
- Недостаточная прозрачность закупок и оплаты труда.
- Игнорирование современных инструментов автоматизации.
- Недостаточное внимание к экономической грамотности сотрудников.
- Разработайте регламент и распределите ответственность
Положение о внутреннем контроле в бюджетном учреждении
Скачать образец положения
Для того чтобы регулирование работало эффективно, необходимо разработать регламент — документ, в котором будут зафиксированы ключевые параметры:
Что должно быть в регламенте:
- Периодичность проверок — раз в квартал, полгода или год.
- Ответственные лица — директор, бухгалтер, комиссия по проверке.
- Список проверяемых документов и операций.
- Алгоритм действий при выявлении нарушений.
Важно: контроль должен быть независимым. Если бухгалтерия ведет учет, то проверку ее работы лучше поручить комиссии из нескольких сотрудников или привлечь стороннего аудитора.
- Контролируйте операции
Какие операции требуют особого внимания:
- Исполнение сметы — соответствуют ли фактические расходы запланированным.
- Закупки товаров и услуг — проводятся ли они по правилам, нет ли завышенных цен.
- Оплата труда сотрудников — нет ли фиктивных ставок, соответствуют ли выплаты трудовым договорам.
- Учет имущества и инвентаря — все ли оборудование на месте, нет ли потерь и хищений
Как проверять:
Лучше всего использовать чек–листы для контроля. Например, при проверке закупок можно задать такие вопросы:
- Проведены ли закупки в соответствии с установленными нормами.
- Есть ли подтверждающие документы (договора, акты, счета).
- Соответствует ли стоимость рыночным ценам.
- Выполнены ли обязательства поставщиков.
Чек–листы помогут избежать хаотичных проверок и упростят процесс контроля.
Чек-лист к проверке учредителя в финансово-хозяйственной сфере
Скачать чек-лист целиком
- Проводите регулярные внутренние проверки
Одна из распространенных проблем — ожидание внешнего аудита. Часто школы проводят проверки только перед визитами контролирующих органов. Это ошибка, так как к моменту выявления проблемы может быть уже поздно.
Форматы внутренних проверок:
- Самопроверка бухгалтерии и администрации — полезно для выявления технических ошибок.
- Внутренний аудит — комиссия из сотрудников проверяет денежные операции.
- Привлечение внешнего аудитора — если бюджет позволяет, лучше раз в год заказывать аудит у независимых специалистов.
Что делать, если обнаружены нарушения:
- Разработать план по устранению ошибок.
- Провести разъяснительную работу среди сотрудников.
- Если есть признаки нарушений — сообщить руководству и принять меры.
Главное — не скрывать проблемы, а решать их до того, как они приведут к последствиям.
В рекомендации расскажем, как проверить, правильно ли рассчитали стоимость услуг и куда потратили выручку от них. Поясним, имеет ли право учреждение вести платную деятельность и что отслеживать учреждению в рамках внутреннего финансового контроля.
- Используйте цифровые инструменты
Ведение финконтроля вручную — это сложно и затратно по времени. Современные цифровые инструменты помогают автоматизировать процессы, минимизировать ошибки и повысить прозрачность.
Программы, которые помогут:
- 1С: Бухгалтерия — ведение учета, формирование отчетов, автоматизация расчетов.
- Контур.Бухгалтерия — работа с налогами и кадрами.
- Электронные системы учета закупок — автоматизация тендеров и закупочных процедур.
Преимущества автоматизации:
- Уменьшение человеческого фактора.
- Быстрое формирование отчетов.
- Минимизация риска экономических нарушений.
- Экономия времени бухгалтерии.
Бюджетным школам стоит переходить на цифровой учет, чтобы снизить нагрузку на персонал и минимизировать ошибки.
- Повышайте финансовую грамотность сотрудников
Нарушения в сфере финансов происходят не из-за злого умысла, а из-за незнания. Учителя, воспитатели, заведующие хозяйством не всегда понимают правила ведения документации и принципы финансового контроля.
Как обучать сотрудников:
- Проводить регулярные семинары и вебинары.
- Готовить инструкции и памятки по ключевым вопросам.
- Консультировать персонал по вопросам финансового учета.
Внутренний финансовый контроль в образовательных учреждениях — это не просто обязанность, а важный элемент эффективного управления. Он позволяет рационально использовать бюджет, предотвращать ошибки и повышать прозрачность денежных операций.
Какие локальные акты оформить, чтобы регламентировать внутренний финансовый контроль в школе
Чтобы процессы были прозрачными и понятными для всех участников, необходимо оформить локальные акты. Эти документы определяют порядок регулирования, распределяют ответственность и помогают избежать нарушений. Какие локальные акты нужны и что в них прописать — разбираем далее.
- Положение о внутреннем финансовом контроле в учреждении
Этот документ — основа системы контроля. Он устанавливает принципы, цели и основные процедуры проверки финансовой деятельности школы.
Что прописать в положении:
- Цели: обеспечение прозрачности, предупреждение нарушений, рациональное использование бюджета.
- Объекты контроля: бюджетные средства, закупки, зарплаты, имущество.
- Формы контроля: плановые и внеплановые проверки, внутренний аудит.
- Ответственные лица: директор, главный бухгалтер, финансовая комиссия.
- Алгоритм действий при выявлении нарушений.
Этот документ должен быть утвержден приказом директора и доведен до сведения всех сотрудников.
- Приказ о создании комиссии по финансовому контролю
Чтобы контроль был эффективным, его нельзя поручать одному человеку. В школе стоит создать финансовую комиссию, которая будет проверять процессы по финансам.
Что указать в приказе:
- Персональный состав комиссии (руководство, бухгалтерия, независимые сотрудники).
- Полномочия: какие документы проверяет комиссия, как часто проводит проверки.
- Порядок работы: график проверок, сроки подготовки отчетов.
- Ответственность членов комиссии за ненадлежащее выполнение обязанностей.
Комиссия должна регулярно составлять акты проверок и передавать их директору для принятия решений.
- Положение о порядке ведения бухгалтерского учета
Этот документ устанавливает правила ведения финансового учета и отчетности. Он помогает минимизировать ошибки и упрощает регулирование.
Пункты положения:
- Требования к оформлению первичных бухгалтерских документов.
- Порядок ведения кассовых операций и безналичных расчетов.
- Алгоритм составления и утверждения экономической отчетности.
- Ответственность за нарушение порядка учета.
- Положение о порядке расходования бюджетных и внебюджетных средств
Школа распоряжается не только бюджетными деньгами, но и внебюджетными средствами (платные услуги, спонсорская помощь). Нужно определить, как их можно тратить.
Ответственность образовательной организации за правонарушения в области финансов, налогов и сборов, страхования
Скачать таблицу целиком
Что включить в положение:
- Разрешенные направления расходования средств.
- Порядок утверждения сметы расходов.
- Наблюдение за целевым использованием средств.
- Ответственность за нецелевое расходование.
Такой документ поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов.
- Положение о закупках товаров, работ и услуг
Ошибки при закупках — одна из главных причин экономическиъ нарушений в школах. Чтобы процесс был прозрачным, нужно оформить положение, которое регламентирует закупочную деятельность.
Пункты положения:
- Порядок выбора поставщиков (тендеры, запросы котировок, прямые закупки).
- Требования к оформлению договоров и актов приема–передачи.
- Порядок согласования закупок и регклирование цен.
- Ответственные лица за проведение закупок.
- Положение о порядке начисления и выплаты заработной платы
Ошибки в расчете зарплат и надбавок могут привести к финансовым нарушениям и штрафам. Чтобы избежать проблем, важно утвердить положение о порядке начисления и выплаты зарплаты.
Что прописать:
- Источники финансирования фонда оплаты труда (бюджетные, внебюджетные).
- Формулы расчета окладов, надбавок, премий.
- Порядок ведения табеля учета рабочего времени.
- Порядок начисления отпускных, больничных, компенсаций.
Документ должен соответствовать Трудовому кодексу РФ и коллективному договору школы.
- Положение о материальной ответственности сотрудников
Потери могут возникнуть не только из-за ошибок в бухгалтерии, но и из-за порчи имущества, потери документов или недостачи средств. Чтобы защитить школу от убытков, важно прописать порядок материальной ответственности сотрудников.
Что указать в положении:
- Перечень случаев, когда сотрудник несет материальную ответственность.
- Порядок возмещения ущерба (добровольно, через суд).
- Категории сотрудников, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности.
- Порядок инвентаризации имущества.
- Регламент проведения внутреннего аудита
Внутренний аудит помогает выявлять ошибки до прихода внешних проверяющих органов. Чтобы аудит проходил системно, нужен регламент, который определяет его порядок.
Что включить:
- График проведения внутреннего аудита.
- Перечень проверяемых направлений (зарплаты, закупки, бюджет).
- Порядок оформления результатов аудита.
- Действия при выявлении нарушений.
Скачать циклограмму
- Приказ о мерах ответственности за финансовые нарушения
Если в школе выявлены денежные нарушения, важно понимать, какие меры ответственности будут применяться. Для этого необходимо утвердить приказ о мерах дисциплинарного воздействия.
Что прописать:
- Перечень возможных нарушений (нецелевые расходы, сокрытие информации, ошибки в расчетах).
- Виды наказаний (замечание, выговор, увольнение).
- Порядок разбирательств.
- Приказ об устранении нарушений по итогам финансового контроля
После проведения проверки важно не просто зафиксировать, но и устранить. Для этого директор школы издает приказ об устранении нарушений, который обязателен к исполнению.
Что указать:
- Описание выявленных проблем.
- Перечень необходимых мер для устранения проблем.
- Ответственные лица и сроки выполнения.
- Контроль за исполнением приказа.
Важно, чтобы финконтроль был системным и регулярным. Он должен включать в себя внутренние проверки, аудит, анализ рисков и четкие регламенты работы с финансами. Только при таком подходе образовательное учреждение сможет не просто избегать штрафов и проблем с надзорными органами, но и эффективно использовать бюджет для достижения своих образовательных целей.