Активируйте вашу скидку
Справочник руководителя образовательного учреждения

Номенклатура дел школы и сроки хранения документов в 2019 году

9 марта 2019
6618
Средний балл: 0 из 5
Номенклатура дел — документ, который систематизирует входящую и исходящую документацию образовательного учреждения и определяет сроки хранения важных бумаг. Ведение такого документа не является обязательным, однако крупные предприятия, муниципальные учреждения и школы в том числе используют ее для контроля документооборота. 
Задачи ведения списка документов, составленного и оформленного в соответствии с установленными правилами:
  • учет и классификация всей документации, формирующейся в учреждении;
  • упрощение поиска нужных бумаг, благодаря фиксации и систематизации всех документов по типу, дате и принадлежности;
  • облегчение составления описи, сбора и передачи материалов;
  • подготовка документации для передачи в архив на хранение или для утилизации. 

Номенклатура дел: правовая основа и роль документа

Номенклатура дел в школе — перечень дел, систематизированная опись документов (бланков, выписок, форм, приказов, отчетов, справок, документов, бумаг кадровой службы), которые образуются в ходе выполнения непосредственной деятельности образовательного учреждения. Это своеобразная база данных, необходимая для хранения и реставрации документов, которые давно вышли из оборота. 
платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:


Больше узнать о принципах составления номенклатуры дел в школе, организации документооборота, хранения и утилизации документов помогут статьи электронного журнала "Справочник руководителя образовательного учреждения"

- Уборка в кадровых документах школы – какие выбросить, а какие оставить (кадровая работа)

 

- Как организовать делопроизводство (документооборот)

 

Поскольку каждый вид деятельности ОУ предполагает документальное сопровождение, для школы особенно важно грамотно организованное документальное сопровождение. Опись зависит от структуры, вида деятельности и правовой формы организации учреждения, для которого она составляется.

Составлять номенклатуру дел обязаны все образовательные учреждения. Чтобы понять, как правильно классифицировать, учитывать и обрабатывать данные номенклатуры, получите новые знания в Школе менеджера образования. Пройдите обучение по программе «Документы образовательной организации». По итогам вашей учебы оформим удостоверение о повышении квалификации установленного образца. Записывайтесь на обучение здесь.

В ходе разработки номенклатуры дел школы на год принято руководствоваться:
  • Уставом учреждения, Положениями о его структурных подразделениях;
  • штатным расписанием образовательного учреждения;
  • номенклатурой прошлых лет, описями дел временного и постоянного хранения;
  • регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с перечислением сроков хранения;
  • примерными и типовыми сроками хранения документации, принятыми вышестоящими ведомствами. 

Унифицированную форму новой номенклатуры дел школы регламентируют не Основные правили работы архивов организаций, а письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64, которое пришло на смену правилам, установленным еще в 1988 году и с опозданием отмененным законодательством РФ только в 2000-х годах. За классификацию, учет и обработку данных номенклатуры дел ответственность несет директор школы. При этом штатный документовед, который подчиняется непосредственно директору и также несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих обязанностей. 
Для определения сроков хранения документов в образовательном учреждении приказом директора может быть создана специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) из трех работников, которая будет:
  • утверждать номенклатуру дел;
  • утверждать перечни документов, которые подлежат постоянному или временному хранению;
  • составлять акты на документы, подлежащие уничтожению. 
Руководитель учреждения в локальном нормативном акте вправе составить положение об ЭК, указав ее функции и порядок работы. 

К бланку описи выдвигаются следующие требования:
  • все документы, которые издаются или принимаются в ходе выполнения непосредственной деятельности школы, подлежат систематизации;
  • если несколько дел можно сгруппировать по номинальному, предметно-вопросному или хронологическому принципу, их объединяют;
  • допускается раздельная группировка бумаг временного и постоянного хранения;
  • заголовки дел должны быть сформулированы строго и четко, чтобы при объединении несколько документов в одно дело, исключалось неправильное трактование сути или сроков хранения;
  • внутри разделов номенклатуры дела систематизируют по сроку хранения или степени важности. 
Номенклатура дел школы в 2019 году
Номенклатура дел школы в 2019 году

Принципы группировки документов в дела

Группировкой документов в дела в небольшом образовательном учреждении занимается делопроизводитель или секретарь, а в больших — канцелярия, внимательно сверяя индексы, даты, подписи и разные пометки, отправляя на доработку все, что содержит ошибки. Запрещено группировать в одно дело копии, черновики и бумаги, которые подлежат возврату, документа с разным сроком хранения. Группировать в дело можно бумаги, относящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел (их вносят под одним и тем же индексом до завершения делопроизводства по ним). 
Группируя номенклатуру дел школы на 2019 год, учитывают образец бланка и особенности каждого типа документов: 
Тип документа Инструкция по группированию
Распорядительные документы
Их распределяют по видам и хронологии вместе с приложениями. Например, приказы по основной деятельности — отдельно от приказов по личному составу. Если приказов по личному составу много, все разновидности их формируются в отдельные дела (об увольнении, приеме на работу, переводе, об отпусках или командировках и прочие).
Если положения и инструкции — приложения к приказу, их структурируют вместе с приказами. Если это самостоятельные документы с грифом «Утверждаю», тогда помещают в отдельные дела.
Протоколы Располагают в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного года — с 1 сентября по 31 августа.
Планы, отчеты, сметы Отдельно от проектов и черновиков этих документов, их хранят с делами того года, на который (за который) они составлены.
Лицевые счета работников Распределяют в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагают по алфавиту.
Переписка Структурируют в хронологической последовательности в дела за календарный год. Документ-ответ вносят после документа-запроса.
Документы в личных делах работников
Предусматривают следующий порядок:
  • внутренняя опись документов;
  • личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • должностная инструкция;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • договор о полной материальной ответственности (если работник — материально ответственное лицо);
  • копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • лист-заверитель (составляют при сдаче личного дела в архив);
  • результаты предварительного и обязательных периодических медицинских осмотров;
  • согласие на обработку персональных данных.
В личное дело не подшивают копии документов, переданных при приеме на работу и копии приказов об отпусках, взысканиях и прочие второстепенные бумаги. 

Структура и содержание документа

На сегодня различают три разновидности номенклатуры, используемые в делопроизводстве:
  • Типовая — используется для определения описи документации однотипных учреждений. Составление такой номенклатуры регулируется вышестоящими ведомствами и предусматривает типовые сроки хранения бумаг, единую индексацию и типовой состав дел. Это нормативный документ, который берется за основу при разработке конкретной номенклатуры. 
  • Примерная — отражает примерный состав дел и их индексов для подведомственных учреждений, утверждается вышестоящими структурами и министерствами. Это не нормативный документ, однако он устанавливает примерные сроки хранения, индексы и состав дел. Используя примерную номенклатуру для создания индивидуальной, могут меняться заголовки, количество дел. Сроки хранения примерной номенклатуры согласовывают в госархиве. 
  • Индивидуальная — предусматривает структурные, правовые и функциональные особенности учреждения, поскольку разрабатывается для определенного экономического субъекта на базе примерных и типовых номенклатурных приказов. 
Опытные делопроизводители не рекомендуют просто скачать номенклатуру дел в школе примерного или типового образца, поскольку созданный вышестоящими структурами перечень дел не учитывает особенности конкретной школы, ее юридические аспекты, штат, структуру. Целесообразно использовать образец, доработав его, исключив и добавив в него нужные для конкретного ОУ формы. 
Документ отличает понятная и простая структура. В образовательном учреждении номенклатура дел включает следующие разделы:
  1. Учебно-воспитательная работа — классные журналы, планы и образовательные программы, протоколы заседаний педагогического совета.
  2. Кадровая служба — трудовые договоры и книжки, приказы по личному составу, личные дела педагогических работников и представителей вспомогательного персонала. 
  3. Канцелярия — личные дела учеников, устав и паспорт учреждения, распорядительные документа директора. 
  4. Хозяйственная часть — техпаспорта, описи инвентаризации, акты приемки и списания имущества.
  5. Бухгалтерия — справки, хозяйственные и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей.
  6. Медицинская часть — документы на прививки и медикаменты, амбулаторные карты детей. 

Порядок составления и оформления номенклатуры дел

Номенклатура — периодический документ, срок действия которого — один календарный год (отчетный период в декабре). Его разрабатывают и утверждают параллельно с созданием учреждения, а затем ежегодно анализирует и корректируют. Составлением и ведением номенклатуры занимается секретарь, делопроизводитель, работник или руководитель архива или отдела канцелярии, специалист кадровой службы. 
Ответственному работнику следует ежегодно проверять соблюдение сроков хранения всех категорий документов, если какие-либо формы дел не будут использоваться в новом году, не стоит исключать их из перечня. Из описи не удаляют даже те формы документов, которые уже были упразднены, но срок их хранения еще не истек. Новые формы томов (дел) вносятся в номенклатуру, если они точно будут использоваться в предстоящем году, следовательно, не нужно регистрировать формы дел про запас. Номенклатуру дел школы на 2019 год, согласно образцу, необходимо было составить в конце 2018 года. Если перечень документов уже есть в учреждении, его актуализируют, утверждают и вводят в действие с 1 января каждого нового года. 

Чтобы систематизировать документы образовательной организации и определить сроки их хранения, составьте номенклатуру дел. Читайте рекомендации экспертов справочной системы «Образование» по разработке описи документов

Составление номенклатуры школы начинают с ее структурных подразделений. Директор составляет приказы на руководителей подразделений с требованием представить проекты номенклатуры, на основании которых секретарь учебной части, делопроизводитель или иной ответственный работник объединяет созданные описи в одну сводную по образовательному учреждению. Благодаря такому подходу все формы дел будут учтены и ни одна из используемых в учреждении не будет забыта. В школах с небольшим документооборотом целесообразно централизованно разрабатывать одну номенклатуру. 
В процессе составления номенклатуры, следует реализовать три этапа. 
Анализ. Проанализировать документацию образовательного учреждения, определить бумаги, нуждающиеся в систематизации (не нужно включать в опись справочники, печатные издания, брошюры, бюллетени, информационные листы и сборники постановлений вышестоящих ведомств). Главным образцом номенклатуры дел в школе станут не текущие приказ, справочные картотеки и положения, а документы прошлых лет и описи текущего делопроизводства. В ходе аналитической работы важно установить направленность движения основных документопотоков, выяснить постоянных корреспондентов и перечень бумаг, которые чаще всего создаются в структурных подразделениях ОУ. 
  1. Документы профсоюзной организации, если она оформлена как отдельное юрлицо, тоже не вносятся в номенклатуру дел школы. Описи подлежат все приказы, корреспонденция, журналы, графики, картотеки, а также документы, касающиеся воспитательной работы в школе. 
  2. В номенклатуру должны быть внесены бумаги временно действующих групп и комиссий, которые были созданы для решения определенных задач, документация общественных организаций и даже документы, которые поступили в ОУ для окончания решения вопроса или его продолжения, бумаги по переходящим делам.
  3. В течение года в бланк описи пополняется документами, которые были созданы в результате решения новых вопросов образовательного учреждения, для чего в каждом разделе номенклатуры выделяются резервные номера. 
Заголовки. После составления перечня документов необходимо продумать заголовки комплексов, в которые будут объединяться документы, отражая их содержание и характер. Они должны быть лаконичными, но при этом не допускать двусмысленности трактовки, поскольку именно по ним будет производиться поиск документов. Заголовок состоит из:
  1. вида (переписка, документ, дело) или названия вида (протокол, акт, приказ);
  2. автора документа — должностного лица, структурного подразделения, организации;
  3. адресата, которому адресованы документы или корреспондента, получающего документацию;
  4. краткого содержания бумаг;
  5. указания месторасположения организации-адресата или корреспондента (местность, территориальное образование);
  6. даты (периода), к которому относятся бумаги;
  7. наличия копий дела (например, «Приказы по воспитательной работе. Копии»), подлинность документа в заголовке не отображают. 
В заголовки конкретных дел могут вноситься другие элементы, детализация которых определяется в индивидуальном порядке для удобства работы с документами. Именно поэтому формулировки «Общая переписка», «Разные приказы» исключены, как и использование слов «документальные материалы»и «материалы», поскольку они не регламентированы государственным терминологическим стандартом. Отчетность следует озаглавить с указанием их периодичности, которая влияет на срок хранения (например, «Месячный отчет о поставках продуктов», «Годовой отчет по успеваемости»). 
Структура бланка. Разработать схему размещения документов в каждом комплексе по степени важности или иному утвержденному принципу. Если дела систематизируют по важности, тогда первыми указывают бумаги вышестоящих инстанций, организационную и распорядительную документацию, затем документы, регулирующие работу школы (положения, устав), следом указывают внутреннюю документацию (решения коллегиальных органов, распоряжения и приказы) и завершают опись плановой отчетностью ОУ и перепиской. Внутри каждой из групп документов бумаги также располагаются по иерархическому принципу — сперва годовые, затем квартальные и месячные. Когда речь идет о систематизации переписки, сначала вносят переписку с вышестоящими и директивными органами, после — с неподчиненными учреждениями, а завершают — подведомственными учреждениями. Для упрощения систематизации бумаги можно объединять по делам или разъединять по частным вопросам. Также документы могут группироваться по номинальному принципу — по должностям, согласно структурному принципу или смешанному. Заголовки располагают в стабильном порядке, едином для всех структурных подразделений. 

Документы образовательной организации

Получите диплом установленного образца



Для грамотной и эффективной организации документооборота в школе рекомендуем пройти обучение по программе «Документы образовательной организации».

Кабинет 

информатики в школе

Номенклатура дел в школе на 2019 год, объединяющая бумаги бухгалтерии, столовой, библиотеки и других подразделений, как и описи за предыдущие годы, оформляется в виде таблицы на бланке школы. В работе используются пункты 4.14–4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 и методические рекомендации Минобразования от 20.12.2000 № 03-51/64. Опись составляется в единственном экземпляре, который передается в архив на хранение после истечения срока действия. 
Бланк номенклатуры выглядит следующим образом:
  • в верхней левой части листа указывают наименование образовательного учреждения (справа выделяется место на подпись директора);
  • по центру указывают наименование документа, место составления, № и период действия номенклатуры;
  • табличная часть разделяется на пять граф: 1 — индекс дела (группы цифр через дефис), 2 — заголовок дела, 3 — количество частей, томов дела (заполняется в конце года, новый том заводят, когда число страниц достигает 250 или толщина дела — 4 см); 4 — сроки хранения документов и законодательные акты, регламентирующие эти сроки; 5 — примечания.
  • под табличной частью указывают составителя документа, его должность и подпись. 
Важно правильно указать сроки хранения номенклатуры дел в школе, которые строго определены законодательством для каждого типа бумаг, пренебрегать которым нельзя. Для основных видов бумаг сроки хранения регламентирует Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, для технической документации — Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 118. Если документ не числится ни в одном из приказов, срок его хранения школа может утвердить самостоятельно, создав экспертно-проверочную комиссию. 
Если номенклатура содержит несколько листов, каждый из них нумеруется, скрепляется, а в конце проштамповывается с указанием дату составления, числа страниц и ответственных лиц. 
В ходе оформления перечня важно указать количество томов в каждом деле, формат его ведения — бумажный или электронный (в последнем случае число страниц считают по файлам). Если в номенклатуру вносят документы в электронном формате, их нужно сопровождать примечанием: «В электронной форме, база данных».

Утверждение и хранение номенклатуры

Утверждение описи осуществляется поэтапно:
  1. Школьный деловод или ответственный за делопроизводство работник подписывает номенклатуру.
  2. Работник или руководитель архива визирует опись своей подписью.
  3. Учреждения, комплектующие муниципальный архив, согласовывают перечень документов с экспертно-проверочной комиссией и архивным учреждением раз в пятилетку. Если учреждения не передают документы в муниципальный или госархив, то согласовывать с ЭПК номенклатуру не нужно. 
  4. Директор школы утверждает опись соответствующим приказом об утверждении номенклатуры дел в школе или грифом непосредственно на документе.
  5. После утверждения номенклатуры из соответствующих разделов описи делаются выписки для структурных подразделений. 
После утверждения номенклатуры дел школы на 2019 год, делается выписка бланка, которая передается в структурные подразделения и используется ими в течение года. По итогам года ответственный работник делает итоговую запись, указывая, сколько документов было заведено в опись для хранения. Отдельно оформляются записи по документам временного и постоянного хранения (срок хранения меньше и больше 10 лет), по бумагам, переходящим на будущий год. Данные итоговой записи, заверенной подписью составителя, передают в архив.
Правильность составления номенклатуры проверяют уполномоченные лица архивных учреждений, которые по результатам проверки составляют информационную справку. Количество копий номенклатуры дел школа определяет самостоятельно, потому один из них может быть передан в канцелярию, второй — деловоду, а третий — в архив или структурные подразделения учреждения. Номенклатура дел хранится в течение 75 лет, поскольку является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Новый перечень документов составляют и утверждают только в том случае, если структура ОУ или его функции меняются. 

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

logo

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.