text

СКИДКА НА ПОДПИСКУ 65 %. ПОЛУЧИТЬ>>>

Справочник руководителя образовательного учреждения

Перечень документов в личном деле учащегося

  • 21 августа 2018
  • 5101

Формирование, пополнение и хранение личных дел учащихся — одно из ключевых полномочий образовательной организации, регламентированное государственным порядком приема граждан на обучение, утвержденным Минобрнауки РФ. Документы в личных делах учащихся являются ключевыми показателями порядка прохождения детьми учебно-воспитательного процесса, а потому к организации заполнения и бумаг такого типа предъявляются повышенные требования:

  • личное дело ведется с момента поступления ребенка в ОУ до выпуска;
  • порядок обновления и хранения документации такого типа регламентируется локальным актом организации (Положением о ведении личных дел обучающихся);
  • ответственность за составление и хранение бумаг, содержащих персональные данные школьников и их родителей, несут уполномоченные работники (секретарь учебной части, классные руководители), что должно быть отражено в их должностных инструкциях.

Документы в личных делах учащихся

Концептуально личное дело школьника представляет собой перечень бумаг, организованных в папке по типу и дате, дающих полное представление об успешности освоения ребенка образовательного минимума, состоянии здоровья, личностных чертах и индивидуальных особенностях. Перечень документов в личных делах учащихся регламентирован действующим законодательством, в то время как структуру и порядок оформления справочных материалов такого типа образовательная организация вправе утверждать самостоятельно, опираясь на общие требования делопроизводства.

предпринимательская деятельность

Как формировать и хранить личное дело обучающегося?

Отвечает Светлана Сабельникова, заместитель директора по образовательной деятельности АНО «ШКОЛА "ПРЕЗИДЕНТ"»

Перечень документов в личном деле учащегося

Наименование Пояснение
Заявление о зачислении учащегося в ОУ. Пишется на имя руководителя учреждения с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса и контактных данных родителей.
Копия свидетельства о рождении. Допускается подача другого документа, подтверждающего право на получение образования — например, документ, выданный органом попечительства о назначении опекуна, бумаги, выданные консульствами и диппредставительствами.
В случае, если фамилия школьника не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, дополнительно следует запросить свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие родство.
Копия свидетельства о регистрации по месту жительства. Передача копии данного документа актуальна для всех граждан РФ. При принятии в ОУ ребенка иностранного гражданина необходимо запросить документальное подтверждение о законности пребывания семьи на территории страны.
Согласие на обработку персональных данных. Ввиду того, что документация личного дела содержит персональные данные, во избежание штрафных санкций (взимание до 75 тыс. руб. с учреждения, до 20 тыс. руб. — с руководителя ОУ) необходимо получение соответствующего разрешения от родителей согласно требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Медицинская документация. Является не обязательной, но рекомендуемой частью личного дела ввиду важности контроля вакцинации, прохождения медосмотров, целесообразности учета отклонений в состоянии здоровья при разработке индивидуальных образовательных маршрутов, корректирующих программ и учете успеваемости.
Справка с ПМПК, письменное согласие родителей на обучение по адаптированным образовательным программам (для детей с ОВЗ). С целью обеспечения максимального отображения учебного прогресса ребенка в школе целесообразно подшивать в личное дело копии всех последующих заключений ПМПК, школьного психолога, ответственного врача и других специалистов, курирующих психофизические особенности развития школьника с особыми образовательными потребностями.

Требования к личному делу учащегося: заполнение и хранение

Личные дела школьников оформляются на момент поступления в школу в соответствии с требованиями, утвержденными локальным актом организации. По мере обучения перечень документов личных дел учащихся школы увеличивается за счет включения в их состав обновленных данных о состоянии здоровья, сводок об учебных успехов (табелей успеваемости), результатов промежуточных и итоговых аттестаций, договоров на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг, полученных грамот, наград, похвальных листов наравне с данными о назначении серьезных дисциплинарных предписаний, а также изменении персональных данных (смене фамилии, социального статуса, места жительства и т.д.).

Управление образовательной организацией

Новые возможности для карьерного роста


Попробуй бесплатно! Учебный курс «Локальные акты образовательной организации». За прохождение — диплом о профессиональной переподготовке. Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов, сопровождаются необходимыми шаблонами и примерами.

В случае внесения ошибочных данных в личное дело, при исправлении неточности стоит действовать в соответствии с локальными установками и принципами делопроизводства. При необходимости утратившая актуальность информация аккуратно зачеркиваются, но в случае важности исправления большого объема данных, ответственному лицу целесообразно уточнить, как исправить ошибку в личном деле учащегося, чтобы соблюсти формальности, у делопроизводителя или уполномоченного представителя школьной администрации.

Принципы организации и хранения личных дел

Для простоты идентификации каждому личному делу присваивается порядковый номер, соответствующий значению, закрепленному в алфавитной книге записи школьников.

  1. После составления личные дела раскладываются в алфавитном порядке, к ним прикладывается список нумерации.
  2. Документацию данного типа положено хранить в специально отведенном и промаркированном месте — в запирающемся шкафу или сейфе.
  3. Личные дела выдаются на руки под роспись — как классным руководителям для внесения корректировок и обновления информации, так и родителям, планирующим перевести ребенка на обучение в другую школу.
  4. Проверка и опись личных дел учащихся проводится ежегодно в порядке, регламентированном локальным приказом.
  5. Для выпускников 9 класса, продолжающих освоение образовательных программ в ОУ, продолжается ведение прежнего личного класса. Документы учащихся, окончивших школу, хранятся в течение 3 лет с момента выпуска, а затем уничтожаются в типовом порядке, наравне с другими устаревшими бумагами. Эта рекомендация применима и к делам школьников, отчисленных из ОУ.

Требования к работе с личными делами школьников при переводе

В случае зачисления в ОУ ребенка, ранее проходившего обучение в другой образовательной организации, создается новое личное дело, за основу которого берется документация, предоставленная прежней организацией. В таком случае документы в личном деле учащегося школы следует обязательно дополнить письменным согласием родителей на перевод и выпиской приказа о зачислении.

Перечень документов в личном деле учащегося

В случаях, когда образовательное учреждение прекращает свою деятельность ввиду лишения госаккредитации или утраты лицензии, массовый прием личных дел школьников организациями-преемницами осуществляется на основании типового акта приема-передачи, ответственность за составление которого возлагается на сторону, ответственную за предоставление бумаг.

Администрация школы, принимающая на обучение детей ввиду закрытия другой образовательной организации, должна обеспечить проверку всех необходимых документов в полученных личных делах, при выявлении отсутствующих сводок, справок или выписок — направить в прежнюю ОУ официальный запрос с сопроводительным письмом, где необходимо указать все отсутствующие наименования бумаг. Акт составляется в двух экземплярах, его подписание и передача на хранение в школьный архив выполняется только после получения и классификации всей затребованной документации.

В случаях перевода ребенка в другую образовательную организацию по инициативе родителей, личное дело в школе отдают представителям семьи под роспись после проверки заявления о зачислении в другую ОУ. В таких случаях необходимо также составить приказ об отчислении и сделать соответствующую пометку в алфавитной книге о выдаче бумаг родителям. При этом выдача личного дела и подписание приказа осуществляются только после закрытия ряда дел (учащийся обязан вернуть учебники и пособия, выданные школьной библиотекой на текущий год, пройти промежуточные аттестации для выставления оценок).

Больше информации по теме:

  1. Обработка персональных данных учащихся в школах: типовые формы документов
  2. Порядок приема учащихся в школу
  3. Портфолио личностных достижений учащегося – педагогический инструмент сопровождения развития и оценки достижений учащихся
  4. Документальное сопровождение воспитательной деятельности школы

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Рекомендации по теме
Школа Менеджер Образования

Управление образовательной организацией

Научитесь управлять:
  • Дистанционное повышение квалификации.

  • Удобная подача материала.

  • Постоянный доступ к курсу: 24часа в сутки / 7 дней в неделю.

  • Удостоверение установленного образца.

быстрая подписка:
8 (800) 511-08-33


Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение на подписку

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

Подарок

Мы в соцсетях
А еще:

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Присоединяйтесь к выбору Ваших коллег!
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.