Дарим вам 90 дней подписки. Получить >
Справочник руководителя образовательного учреждения

Делопроизводство в школе

  • 30 ноября 2018
  • 28114

Документооборот в школе: как правильно организовать?

Функционирование образовательной организации неразрывно связана с созданием документации, обеспечивающей ведение отчетности по всем управленческим операциям. Деятельность руководителя по организации документооборота в ОО является важной составляющей административного процесса, направленного на реализацию:

  • воспитательно-образовательного процесса в школе;
  • решение кадровых вопросов;
  • ведение сопутствующей хозяйственной деятельности.

Если выкинете раньше времени нужный документ — оштрафуют на 10 тыс. руб! Узнайте, сколько хранить документацию школы в сервисе в журнале «Справочник руководителя образовательного учреждения»

Документация, создаваемая для фиксации промежуточных и итоговых результатов работы управленческого состава, содержит достоверные данные о действительном состоянии всех школьных активов. Поэтому к ведению документооборота предъявляются особые требования, отраженные в действующей законодательной базе.

Положение о делопроизводстве в школе

Организация документооборота в ОУ осуществляется строго в соответствии с нормативными требованиями, предусматривающими выполнение единых норм по составлению и заполнению документов в каждой школе.

Проверяющие органы требуют, чтобы руководители образовательных организаций при обеспечении системы делопроизводства опирались на такие нормативные акты:

  • ГОСТ-Р 6.30-2003, в котором представлены унифицированные требования к составлению деловых бумаг.
  • Методические рекомендации по ведению делопроизводства, утвержденные приказом Росархива № 76 от 23.12.2009 г.
  • Письмо Минобразования РФ № 03-51/64, в котором также содержаться методические рекомендации по работе с документами в ОУ.

Правила оформления документации также закрепляет Положение о ведении делопроизводства в школе, которое должно быть разработано и утверждено на локальном уровне с учетом особенностей управленческой структуры.

Структура Положения о делопроизводстве

Разделы Содержание разделов
Цели делопроизводства Обеспечение полного соответствия документальных данных положениям действующего законодательства, требованиям по автоматизации процесса составления и хранения деловых бумаг.
Задачи делопроизводства
  1. Закрепление норм, регламентирующих составление, оформление и хранение школьной документации.
  2. Выполнение правил использования и хранения печатей ОУ.
  3. Повышение уровня культуры административного состава школы и сотрудников канцелярии по вопросам работы с официальными документами.
Принципы ведения документооборота
  1. Актуальность используемых данных.
  2. Своевременность составления первичной документации.
  3. Систематизация бумаг в соответствии с типами.
Функции делопроизводства в ОУ
  1. Документирование административной деятельности, кадровой работы.
  2. Обработка и перемещение бумаг.
  3. Регистрация при передаче документации в архив.
  4. Контроль исполнения распорядительной документации.
Классификация документов Представление всех типов документов, составляемых школьными службами, в соответствии с основными типами документации. Делопроизводство образовательной организации предусматривает создание и хранение таких типов документов:
  • организационно-правовых;
  • распорядительных;
  • информационно-справочных;
  • учетно-педагогических;
  • документов по трудовым правоотношениям.
Требования к оформлению В данном пункте Положения приводится список требований, предъявляемых к содержанию, структуре и реквизитам школьной документации.
Организация документооборота Указывается количество потоков бумаг (как правило, их три — внутренние, входящие и исходящие), порядок их регистрации, группировки и последующей передачи в канцелярию для хранения.
Номенклатура документов Приводится расшифровка номенклатурных знаков, оформляемых в формате «01», «02», «03» и т.д.
Требования к хранению и использованию печати Печать должна храниться в сейфе в кабинете руководителя ОУ, который несет личную ответственность за ее сохранность. В данном пункте Положения следует привести перечень документов, подлежащих заверению «мокрой» печатью.
Документация, подлежащая заверению руководителем школы Только директор образовательной организации имеет право заверять документы, определяющие регламент ведения и обеспечения образовательного процесса (планы работы школы на год, расписание уроков, правила внутреннего распорядка, меню школьной столовой и другие локальные акты).

Инструкция по делопроизводству в школе

Правила составления каждого вида документов также подлежат строгой регламентации, закрепляемой локальной инструкцией установленного образца. Положения данного локального акта применимы к заполнению бумажных и электронных носителей, что позволяет гарантировать унификацию системы школьного документооборота. При этом представленные правила заполнения бумаг применяются к бухгалтерской, технической и другим специализированным видам документации только в части общих принципов.

Делопроизводство в школе

Заверенная инструкция по реализации делопроизводства в школе должна содержать такие разделы:

  1. Общие положения, регламентирующие порядок применения представленных правил к каждому отдельному типу документации.
  2. Состав используемой документации.
  3. Правила оформления документов, закрепляющие правила заполнения пустых бланков, указания реквизитов, требования к содержанию и структуре каждого отельного вида бумаг.
  4. Подготовка и оформление особо важных видов документации: приказов, инструкций, протоколов, служебных писем, телефонограмм, заявлений, записок, актов.
  5. Организация исполнения документов — раздел, утверждающий требования к процедурам предварительной регистрации, рассмотрения, распределения, обработки и передачи бумаг.
  6. Контроль исполнения документов, регламентирующий формы и сроки контроля, уровень ответственности уполномоченных лиц.
  7. Изготовление и использование печатей и штампов.
  8. Особенности ведения номенклатуры дел.
  9. Порядок передачи документации на хранение.

делопроизводство

ОРГАНИЗУЙТЕ ДОКУМЕНТООБОРОТ ЭФФЕКТИВНО



Читайте в журнале 

«Справочник руководителя образовательного учреждения»

 какие документы выкинуть, а какие отправить в архив, чтобы не создавать путаницы и беспорядка. Скачайте образец акта и опись дел. 

Скачайте инструкцию по делопроизводству в школе

Кадровое делопроизводство в школе

В действующем трудовом законодательстве нашей страны не выделяется понятие «кадровое делопроизводство». Поэтому сотрудник, ответственный за поддержание документооборота в образовательной организации — заведующий или работник канцелярии, секретарь — в своей деятельности должен руководствоваться общими государственными нормами по вопросам документального сопровождения кадровой работы и локальными актами ОУ.

Делопроизводство в школе

Реализация кадрового последовательного делопроизводства в школе предусматривает составление и сохранение разных типов документации, в число которой входят:

  1. Трудовые договоры.
  2. Трудовые книжки.
  3. Штатное расписание.
  4. Должностные инструкции сотрудников ОУ.
  5. Личные дела работников.
  6. Графики отпусков и сменности.
  7. Табели учета рабочего времени.
  8. Приказы по кадровому делопроизводству.
  9. Заявления от педработников.
  10. Больничные листы.
  11. Документы о защите персональных данных.
  12. Журналы регистрации командировочных документов.
  13. Графики аттестации учителей-предметников, других педагогических работников.

Делопроизводство в школе: образцы документов

Текстовое сопровождение деятельности школы формирует система документации, классифицируемая в соответствии со сферами применения. В рамках ведения делопроизводства в школе образцы таких документов остаются наиболее востребованными:

1. Организационные

К их числу относится:

  • устав школы,
  • договор с учредителем,
  • должностные инструкции,
  • правила внутреннего распорядка для сотрудников,
  • штатное расписание.

Делопроизводство в школе

2. Распорядительные

К их числу относится приказы:

  • по организации воспитательно-образовательного процесса, 
  • по административно-хозяйственной деятельности,
  • по кадровому составу и учащимся,
  • инструкции по охране труда, пожарной безопасности.

Делопроизводство в школе

3. Информационно-справочные

Это справки, докладные и объяснительные записки, протоколы педсоветов, тематических семинаров и форумов, письма, телеграммы, телефонограммы, документы по кадровому делопроизводству, рассмотренные выше.

Делопроизводство в школе

4. Учебно-педагогическая документация

К их числу относится: 

  • личные дела учащиеся,
  • классные журналы,
  • книги приказов,
  • журналы фактультативных занятий и т.д.

Делопроизводство в школе

Хочется отметить, что в силу тенденций времени характер документооборота в ОУ меняется. Хранение оригиналов бумаг, связанное с обеспечением оптимального освещения и температурного режима в архиве, отходит на второй план. Большое количество документации силами кадровиков переводится в электронный вид, что позволяет быстро находить нужную информацию и экономить финансовые средства на содержание архива.

Читать еще по теме:

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

logo

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×

×
Здравствуйте, Гость!
Вам предоставлен неограниченный доступ к Справочной системе "Образование"
Активируйте доступ прямо сейчас, иначе он сгорит! После активации Вы сможете прочитать экспертную статью по данной теме, скачивать образцы документов и использовать полезные сервисы!
23
 : 
56
 : 
45
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.