Подписка со скидкой 20% >>>
Справочник руководителя образовательного учреждения

Личное дело учащегося

14 ноября 2019
821
Средний балл: 0 из 5

Личное дело учащегося — обязательный документ, который в индивидуальном порядке составляется для каждого ученика образовательной организации и ведется с момента поступления в школу и до ее окончания. В статье представлен перечень документов, которые должны быть в личном деле школьников, рекомендации по оформлению и хранению документации.

Обязательный перечень документов в личном деле учащегося обусловлен необходимостью отразить все значимые сведения о ребенке, включая личные данные и особенности освоения учебных программ, поэтому к порядку оформления, текущего заполнения и хранения документации такого типа предъявляются особые требования, регламентируемые актуальными нормативами:

  • Приказом Минобрнауки России от 2.01.2014 г. № 32, закрепляющим обязанность образовательных организаций по составлению, систематическому обновлению и хранению личных дел;
  • Приказом Минобрнауки России от 12.03.2014 г. № 177, объясняющим порядок действий при переводе учащихся;
  • должностными инструкциями школьных администраторов, секретаря учебной части, педагогов, ответственных за сбор и хранение персональных данных;
  • локальным положением о ведении личных дел учащихся и другими внутренними инструкциями, разрабатываемыми в каждой ОУ.

Перечень документов в личном деле обучающегося школы

Единые рекомендации к оформлению и ведению личных дел в школе пока не разработаны, хотя в свободном доступе представлены законодательные требования к переченю документов, которые должны быть в личном деле учащегося. Ввиду фактического отсутствия указаний каждая образовательная организация вправе самостоятельно определять структуру личных дел учащихся и порядок их актуализации, опираясь на действующие законодательные акты и требования делопроизводства, а также закрепив требования в локальном положении.

Перечень документов для личного дела школьника Пояснение
Личная карта ребенка 

Должна содержать ключевые данные:

  • ФИО, пол, национальность, дату рождения ребенка;
  • ФИО и место работы родителей;
  • где учился (воспитывался) до поступления в образовательную организацию.
Заявление родителей с просьбой о зачислении ребенка в ОУ Составляется согласно установленной форме на имя директора школы с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса, ФИО и контактных имен родителей.
Копия свидетельства о рождении

Запрашивается с целью подтверждения законности прав учащегося на получение образовательных услуг. Если фамилия учащегося не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, представителям ОУ следует дополнительно запросить копии документов, подтверждающих родство, например, свидетельство о браке.

Равноценной заменой свидетельства о рождении являются справки, выданные судом или органами попечительства о назначении опекуна, уведомления консульств и дипломатических представительств, что важно принимать во внимание во избежание ошибок.

Копия свидетельства регистрации по месту жительства 

Прошение о предоставлении данного документа актуально для граждан РФ.

Иностранцы, временно пребывающие на территории страны, оформившие вид на жительство или претендующие на получение гражданства, должны предоставить документальное подтверждение о законности проживания в России.

Копии паспортов родителей (опекунов)  Запрашиваются для подтверждения данных, указанных в личной карте ребенка.
Медицинская документация (копия полиса, сертификат профилактической вакцинации, ксерокопии СНИЛС, подшивка медицинских справок, оформляемых при пропусках) 

Образовательная организация не вправе требовать предоставление полной медицинской карты ребенка, но, помимо перечисленной меддокументации, необходимой для обеспечения контроля вакцинации, учета показателей здоровья участников учебно-воспитательного процесса, в перечень документов личного дела учащегося школы целесообразно включить выписку с перечнем противопоказаний и рекомендаций (пищевые аллергии, хронические заболевания).

Информация, представленная в выписке, не подлежит массовой огласке — данные передаются представителям ОУ, которые могут предупредить возникновение рисковых ситуаций для здоровья ребенка (повар, медсестра, классный руководитель, инструктор по физической культуре).

Согласие на обработку персональных данных 

Поскольку личное дело учащегося школы содержит персональные данные, при его оформлении рекомендуется получить от родителей (законных представителей) разрешение согласно Федеральному закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Обработка информации личного характера без получение согласия грозит наложением административной ответственности (предусмотрено взыскание до 75 тыс. руб. с образовательной организации, до 20 тыс. руб. — с директора школы).

Личное дело школьника: перечень документов при зачислении в первый класс и переводе

Формирование личных дел начинается с момента зачисления ребенка в школу. Данная обязанность традиционно вменяется классным руководителям. Перечень документов, необходимых для оформления личного дела ученика-первоклассника, преимущественно остается стандартным, включая оригинал заявления родителя (законного представителя) с просьбой о зачислении в первый класс, приказ о зачислении, договор школы с представителями семьи, подписанное согласие на обработку персональных данных.

платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Рекомендации экспертов про грамотную организацию документооборота в школе читайте в журнале «Справочник руководителя образовательного учреждения»:

- Личное дело учащегося(требования к формированию, ведению, хранению)

- Что добавить в номенклатуру дел на новый учебный год (образец для скачивания)

Личные дела школьников с ОВЗ должны содержать дополнительные документы, в числе которых:

  • рекомендации ПМПК и заключения узких специалистов, содержащие дополнительные указания о специфике организации учебно-воспитательного процесса с учетом индивидуальных показателей физического и психоэмоционального развития;
  • письменное согласие родителей (законных представителей) на обучение по рекомендованному варианту АООП;
  • документы о социальном статусе семьи, справки с места работы представителей семьи.

Постепенно перечень документов в личном деле учащихся расширяется за счет добавления справок о состоянии здоровья, договорами на оказание дополнительных образовательных услуг, данными об успеваемости, дисциплинарных взысканиях, особых достижениях (в олимпиадной, соревновательной деятельности), а также индивидуальной программой развития, заключениями школьного психолога, дефектолога, медсестры (актуально только для детей с ОВЗ). В личном деле в обязательном порядке отражают изменение персональных данных (например, смена фамилии в связи с разводом родителей, изменение домашнего адреса или контактных данных родителей). В конце каждого учебного года классный руководитель вносит в личные дела отметку о переводе учащегося в следующий класс или оставлении на повторное обучение. По достижению ребенком 14-летнего возраста личное дело пополняют копией паспорта, а при зачислении в 10 класс — оригиналом аттестата об общем образовании.

При организации перевода ребенка из одной образовательной организации в другую личное дело ученика школы с существующим перечнем документов передается в установленном порядке, под роспись родителей и посредством оформления акта приема-передачи, где можно отразить недостающие виды бумаг. Дополнительно в дело подшивают выпуску из приказа о зачислении и согласие родителей на перевод.

Массовый перевод учащихся, обусловленный закрытием школы или утратой лицензии на предоставление образовательных услуг, также осуществляется на основании стандартного акта приема-передачи. Администрация организации-правопреемницы обязана обеспечить массовую проверку документов в личных делах школьниках, при необходимости составив опись недостающих справок, сводок, выписок и копий. Это список необходимо направить в школу, прекращающую осуществление основной деятельности на временной или постоянной основе, с официальным запросом, который будет служить основанием для продуктивного общения с представителями проверяющих органов.

Документы образовательной организации

Получите диплом установленного образца



Для грамотной и эффективной организации документооборота в школе рекомендуем пройти обучение по программе «Документы образовательной организации».

Кабинет информатики в школе

Как оформить и хранить перечень документов в личном деле школьника

Практика составления и систематического заполнения личных дел не регламентируется специальными требованиями, но при работе с документацией такого типа стоит придерживаться общих рекомендаций. Пополняя перечень документов в личном деле учащихся школы, необходимо:

  • Проверять полноту и актуальность предоставленных данных, обеспечивая возможность организации учебно-воспитательного процесса с учетом реального положения дел.
  • Вести записи аккуратно, избегая помарок и неточностей. В части, заполняемой классным руководителем (анкета, характеристика, уведомление о переводе), ошибки допустимы, но крайне нежелательны.
  • Подшивать оригиналы и копии документов последовательно, соблюдая хронологию.
  • По итогам окончания отчетного периода (в конце учебного года) рекомендуется уточнение персональных данных посредством анкетирования, расширение существующего переченя документов для личного дела школьника за счет подшивки табелей, грамот, характеристик.
  • Систематически проверять соответствие внешнего вида личных дел локальным требованиям к оформлению (документы сложены в папку, подшиты скрепками или нитками).

Что касается организации хранения, то наиболее удобно завести для каждого класса отдельную папку, вложив в нее пронумерованные (или помеченные индивидуальным шифром) личные дела учащихся, список класса с указанием ФИО, перечнем шифров и контактными данными. С целью обеспечения защиты персональных данных папки с личными делами после формирования передаются в школьную канцелярию, классные руководители могут получать их на руки для обновления данных по запросу. Факт выдачи личного дела на руки педагогу или родителя фиксируется ответственным за делопроизводство в ОУ в специальном журнале.

В случае перевода ребенка и в отсутствие требования к выдаче личного дела учащегося школы с перечнем документов, все бумаги следует передать в архив для хранения. По окончании образовательной организации личные дела хранятся в течение трехлетнего срока, после чего уничтожаются в установленном порядке.

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

logo

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.