Порядок ведения кассовых операций в образовательном учреждении

405

Кассовые операции регулярно используются в школах для самых различных целей, в том числе и для выплаты зарплат и поощрения работников. 1 июня 2014 г. вступило в силу указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание Банка России № 3210-У; приложение).

Данный документ отменил действовавший ранее Порядок ведения кассовых операций в образовательном учреждении и других организациях с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, установленный положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П. Рассмотрим, какие меры должны принять руководитель и бухгалтер образовательной организации в связи с данными изменениями.

Кассовые операции в образовательном учреждении: новые локальные акты

Обновление локальных актов требует переиздания приказа (распоряжения), который систематизирует порядок ведения кассовых операций в образовательном учреждении.

В этом локальном акте не следует цитировать Указание Банка России № 3210-У, а нужно отразить особенности ведения операций с наличными в конкретной образовательной организации. Например, если раньше обособленные структурные подразделения, в которых имелись кассы, передавали в головную организацию листы кассовой книги каждый день, то теперь следует передавать дубликат страницы кассовой книги в срок до составления бухгалтерской промежуточной или годовой отчетности. Этот порядок и сроки и надо закрепить в приказе. Даже если все документы по кассовым операциям в образовательном учреждении оформляются в электронном виде, расходные ордера придется составлять на бумажном носителе, поскольку физические лица должны ставить в них свою подпись при получении денег.

В связи с этим в приказе нужно указать:

  • место хранения документов на бумажных носителях;
  • лицо, ответственное за сохранность документов на бумажных носителях;
  • форму и место хранения электронных документов.

Не рекомендуется вписывать в приказ должности и имена работников, на которых возлагаются определенные функции или ответственность, поскольку в случае их увольнения документ придется издавать заново.

Рекомендовано создать отдельный приказ, который упорядочит право подписи документов по кассовым операциям в образовательном учреждении, приложив к нему образцы подписей и затем передать документ кассиру.

Сроки плановых инвентаризаций, а также порядок внеплановых проверок устанавливаются либо в том же приказе о ведении кассовых операций (предпочтительно), либо в приказе (положении), который регулирует инвентаризацию. Если применяется второй вариант, то в приказе о порядке осуществления операций с наличными вносят ссылку на приказ (положение) о проведении инвентаризации. Внутреннее распоряжение утверждает порядок передачи экземпляров приказа о ведении операций с наличными денежными средствами обособленным структурным подразделениям (при их наличии). Если такие подразделения сдают деньги в банк самостоятельно, то им устанавливается отдельный лимит остатка наличных денежных средств. Согласно Указанию Банка России № 3210-У распорядительным документом образовательной организации устанавливается максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций в образовательном учреждении (кассе), определенном руководителем, исходя из двух способов расчета лимита:

1) с учетом объемов поступлений;

2) с учетом объемов выдачи наличных денег.

При использовании первого способа применяется основная формула расчета лимита остатка наличных средств, которая не изменилась. Ее обязано применять обособленное структурное подразделение образовательной организации, сдающее наличные деньги на счет, открытый для организации в банке.

При использовании второго способа лимит остатка наличных средств рассчитывается исходя из объема выдачи наличных денег. Прежде им можно было воспользоваться при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Теперь оба способа равнозначны, и образовательная организация, определяющая лимит остатка наличных средств в кассе, вправе выбирать любой из них.

Приказы по обособленным структурным подразделениям о лимите остатка наличных средств должны быть утверждены руководителем организации.

Руководители подразделений не наделены такими полномочиями. В противном случае приказ будет недействительным, а лимит – нулевым.

В Указании Банка России № 3210-У прописано, что юридическое лицо с обособленными структурными подразделениями в его составе, сдающими наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов, установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному структурному подразделению лимита остатка наличных денежных средств направляется юридическим лицом подразделению в порядке, установленном юридическим лицом. На это следует обратить внимание образовательным комплексам, включающим несколько зданий, где размещены обособленные структурные подразделения. Причем если в образовательном комплексе утверждены отдельные лимиты для основной организации и для подразделений, рекомендуется выбрать один способ расчета: по объему поступлений либо по объему выдачи наличных денег.

Лимит остатка наличных средств и вариант его расчета нужно установить, приняв новый локальный акт (приказ, распоряжение) образовательной организации. Это следует сделать даже в том случае, если в организации не меняется сумма лимита. Поскольку Указание Банка России № 3210-У вступило в силу в воскресенье 1 июня 2014 г., образовательной организации необходимо было принять все акты до этой даты – в мае 2014 г.

Работа с документами по кассовым операциям в образовательном учреждении

Образовательная организация теперь может называть периодичность, с которой обособленные структурные подразделения будут передавать ей как юридическому лицу копию листа кассовой книги. Главное, чтобы это было сделано до составления бухгалтерской отчетности. Поскольку бюджетные учреждения составляют баланс только один раз – на 1 января, то копии книги достаточно передавать раз в году. Дата передачи должна быть утверждена приказом.

Следует отметить еще одно положительное изменение, которое было внесено в ход ведения операций с наличными п. 4.6 Указания Банка России № 3210-У: за дни, в которых не было наличных расчетов, кассовую книгу заполнять не требуется. Долгое время во избежание разночтений чистые листы кассовой книги за период отсутствия кассовых операций в обязательном порядке распечатывали.

Указанием Банка России № 3210-У определено, что расходные и приходные кассовые ордера могут подписывать главный бухгалтер (бухгалтер) и кассир. То есть подпись руководителя в расходном ордере не требуется. Важно отметить, что формы расходных ордеров не претерпели изменения, в документах нового образца появилось отведенное место для подписи руководителя и главного бухгалтера. Рекомендуется на каждом расходном ордере ставить подпись руководителя, поскольку данный регистр является унифицированной формой, в которой заполняются все реквизиты.

Аналогичная ситуация сложилась с подписью кассира в приходном кассовом ордере. Прежде при принятии наличных средств кассир выдавал квитанцию к приходному кассовому ордеру, в которой стояла подпись главного бухгалтера (бухгалтера), кассира и штамп (печать) кассира. Из пункта 5.1 Указания Банка России № 3210-У следует, что кассир ставит только штамп на квитанции, расписываться на ней он не должен. В данном случае также рекомендуется полностью заполнять кассовый регистр и ставить подпись кассира.

Контроль за ведением кассовой книги 0310004 осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии – руководитель). П. 4.6 Указания Банка России № 3210-У

Следует отметить, что в Указании Банка России № 3210-У отражены номера унифицированных форм документов для кассовых операций в образовательном учреждении по ОКУД: с 0310001 (приходный кассовый ордер) по 0301011 (платежная ведомость), что соответствует приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению».

Документы по кассовым операциям в образовательном учреждении по-прежнему могут оформляться лицом, которое определено в распорядительном документе организации. Помимо главного бухгалтера, руководителя, бухгалтера или другого работника (в т. ч. кассира) это может быть должностное или физическое лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. При этом руководитель не обязан согласовывать данную кандидатуру с главным бухгалтером организации.

Если документы по кассовым операциям в образовательном учреждении оформляются в электронном виде, следует обеспечить их защиту от искажений, несанкционированного доступа и потерь информации. Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» эти регистры подписываются электронной подписью. Последующие исправления не допустимы.

Согласно п. 5.2 Указания Банка России № 3210-У при выдаче бланков строгой отчетности в конце дня можно оформить один приходный кассовый ордер. Ранее такой порядок не был четко прописан. Все экономические субъекты могут вести операции с деньгами с применением программно-технических средств. Для этого Банк России утвердит перечень машиночитаемых защитных признаков банкнот, четыре из которых должна распознавать техника. Изменение вступает в силу 1 января 2015 г.

Исправление документов по кассовым операциям в образовательном учреждении

Согласно п. 4.7 Указания Банка России № 3210-У допускается вносить исправления в документы, предусмотренные данным нормативным актом, за исключением документов по кассовым операциям в образовательном учреждении, к которым относятся только приходные и расходные кассовые ордера. Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, написать правильные, поставить дату исправления, заверить правку подписью работника, который оформлял документ, и расшифровать ее (указать фамилию и инициалы).

Документы по обороту наличных средств оформляются:

  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера). П. 4.2 Указания Банка России № 3210-У главным бухгалтером;
  • бухгалтером или иным должностным лицом.

Обращение с наличными средствами: кассовые операции в образовательном учреждении

Рассмотрим особенности основных операций с наличными в образовательном учреждении, которые проводятся с наличными средствами.

  1. Передача денег между кассирами

Если в образовательной организации согласно штатному расписанию есть старший кассир и рядовые кассиры, то передаваемые между ними деньги отражаются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005) с указанием сумм передаваемых наличных денег. Таким образом, расходные ордера в данном случае не составляются.

  1. Выплата заработной платы

В Указании Банка России № 3210-У даны пояснения по оформлению ведомостей при выплате работникам: в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости 0301009 (платежной ведомости 0301011) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).

  1. Выдача наличных денег под отчет

При выдаче наличных денег сумму, которую получает физическое лицо, можно сразу напечатать в расходном кассовом ордере прописью и цифрами, а получателю нужно только поставить свою подпись. Ранее получатель самостоятельно должен был писать сумму прописью, и если он допускал ошибку, документ приходилось переделывать (исправлять документ нельзя). Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. П. 6.3 Указания Банка России № 3210-У Запрещено исправлять:

• приходный кассовый ордер;

• расходный кассовый ордер.

Разрешено исправлять:

• кассовую книгу;

• книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

• платежную ведомость;

• расчетно-платежную ведомость;

• авансовый отчет.

До 1 июня 2014 г. в заявлении о выдаче наличных средств под отчет сумму и срок выдачи денег заполнял руководитель. Теперь работник может написать их сам. Свое согласие или несогласие с указанными в заявлении суммой и сроками руководитель может выразить в резолюции: если это утвержденный бланк, то в месте, отведенном для этого, если в свободной форме, то по сложившейся практике в левом верхнем углу.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Важно напомнить, что в соответствии с п. 6 указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» предельный размер наличных, которыми организация вправе рассчитываться в рамках одного договора с другой организацией или предпринимателем, составляет 100 тыс. руб. Данный лимит следует соблюдать как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

Сохранность наличных в кассовых операциях в образовательном учреждении

Юридическое лицо самостоятельно определяет порядок действий по обеспечению сохранности наличных денежных средств при хранении, транспортировке и осуществлении операций с наличными, а также сроки и ход проверки фактического наличия денежных средств. Представитель обособленного структурного подразделения может передавать деньги непосредственно в кассу образовательной организации или в банк для зачисления на расчетный счет юридического лица самостоятельно или через инкассатора. Обращаться в почтовое отделение для перевода денег на банковский счет организации теперь не нужно.

Если порядок работы с наличными деньгами и выполнения операций с наличными был нарушен, например, осуществлялся расчет сверх установленного лимита, не соблюдался порядок хранения свободных средств, это влечет наложение административного штрафа согласно ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ: на должностных лиц – от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. 

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • О порядке ведения кассовых операций.docx
  • Определение лимита остатка наличных денег.docx
Читайте в ближайших номерах журнала «Справочник руководителя образовательного учреждения»
    Читать сейчас



    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

      Рекомендации по теме

      Повышение квалификации


      Повышение квалификации для директоров школ и специалистов сферы образования

      Проверьте свои знания и получите удостоверение или диплом установленного образца

      Выбрать курс

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение на подписку

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

      Подарок

      Живое общение с редакцией

      А еще...

       Вебинары
      • 26 октября 2017 г.
      • Управление качеством образования на основе результатов сравнительных исследований и мониторингов в ОО

      • Карданова Елена Юрьевна
        кандидат физико-математических наук, доцент Института Образования, ведущий научный сотрудник Центра мониторинга качества образования ВШЭ

        ТЕМЫ ВЕБИНАРА:

        • ✱ Виды измерений в образовании
        • ✱ Международные сравнительные исследования
        • ✱ Современные тенденции в оценке качества образования
        • ✱ Мониторинговое исследование iPIPS как пример инструмента нового поколения
        Подробнее





      © МЦФЭР, 2017. Menobr.ru: сайт для специалистов и управленцев сферы общего образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64055 от 25.12.2015

      По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
      По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82

      

      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт предназначен для работников сферы образования

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь (это бесплатно).

      После регистрации вы получите:

      • доступ к 11 000+ профессиональных материалов;
      • 5 700 готовых рекомендаций методистов и педагогов-новаторов;
      • более 250 новостей по профстандартам и ФГОС;
      • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам.

      Подарок за регистрацию: видеолекция «Методические и организационные аспекты введения ФГОС обучающихся с ОВЗ» (лектор Фальковская Л. П.)

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      бесплатно
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Сайт предназначен для работников сферы образования!

      Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

      А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×
      Материал только для зарегистрированных пользователей

      Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль