Активируйте вашу скидку
Справочник руководителя образовательного учреждения

Личное дело работника

29 мая 2019
8212
Средний балл: 0 из 5
Личное дело работника школы — ключевой документ персонального учета данных, перечень бумаг, содержащих основную информацию о специалисте. Для каждого работника образовательного учреждения в обязательном порядке создается личная папка, в которую в течение всего периода работы в школе подшиваются документы, отражающие характер его профессиональной деятельности. Таким образом работодатель в систематизированном виде хранит сведения о работниках, надежно защищает персональные данные и может оперативно вносить правки и дополнения. 
Законодательная база вопроса:
  • согласно ст. 85 ТК РФ, работодатель собирает, хранит и обрабатывает те персональные данные работников, которые требуются для оформления с ним трудовых отношений;
  • личные дела, отражающие характер трудовых взаимоотношений с работодателем, собираются, оформляются и хранятся в течение 75 лет согласно ФЗ №125 «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004. 

Ведение личных дел работников школы

Состав, принципы заполнения, перечень документов в личном деле учителя не регламентированы законом. Личные дела педработников содержат конфиденциальную информацию, доступ к которой должен ограничиваться локальным актом школы и не подлежать разглашению. С их помощью специалисты кадровой службы могут своевременно обеспечивать работников льготами и социальными гарантиями, использовать их для определения профессионального роста и определения карьерных перспектив. 

Методическая помощь по организации кадровой работы в школе представлена специалистами системы «Завуч»

Директор школы своим приказом назначает ответственного за ведение личных дел работников школы, оформление и хранение персональной документации. Параллельно с этим создается локальный акт — Положение о порядке ведения личных дел, регламентирующее принципы оформления, пополнения и хранения данных о педагогах. Согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП, обязательным этапом работы с личными делами является получение согласия работников на сбор, обработку и хранение персональных данных. В противном случае образовательное учреждение ждет штраф в размере до 75 тыс. рублей, школьную администрацию в лице директора — до 20 тысяч. Чтобы обезопасить учреждение от возможных исков и штрафов за правильность ведения личных дел сотрудников школы, стоит в бланке личного листка указать следующую фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных», под которой работник должен поставить свою подпись. Согласно ст. 87 ТК РФ, порядок хранения и использования персональных данных не регламентирован законодательством, а относится к тем, что устанавливаются работодателем в локальных актах. 
Перечень бумаг в личном деле учителя зависит от занимаемой работников должности, специфики его деятельности. Состав личных дел госслужащих регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609. Основой папки являются документы, необходимые для приема на работу, а после те, которые характеризуют профессиональную деятельность педработника. Все личные дела регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел» с указанием № дела, ФИО работника, даты постановки и снятия с учета. 
Личное дело работника
Таким образом, в состав личного дела каждого педработника входит три группы документов:
  1. Бумаги, которые предоставляются при приеме на работу — копии паспорта, документа об образовании, страхового и свидетельства о постановке на налоговый учет, справку о прохождении предварительного медосмотра и об отсутствии судимости или уголовного преследования.
  2. Документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности — свидетельства о рождении детей, браке/разводе, должностные инструкции, копии приказов о поощрении, переводе, дисциплинарных взысканиях, повышении, совмещении должностей, справки о результатах периодического медосмотра, аттестационные листы, служебные записки, объяснительные, уведомления, акты, заявления на предоставление отпуска, копии бумаг, подтверждающих повышение квалификации. 
  3. Документы, свидетельствующие о прекращении трудовой деятельности — копия приказа об освобождении от должности и заявление сотрудника об увольнении. 

В личное дело подшиваются преимущественно оригиналы бумаг, исключение составляют копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК) для заполнения личной карточки по форме № Т-2 используют сведения паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета, справок об отсутствии судимости, данных о семейном положении и образовании. Необходимую для осуществления трудовых отношений информацию вносят в форму, а оригиналы документов возвращают работнику. Не нужно подшивать в личное дело сведения о политических и религиозных убеждениях, дополнительные данные, которые Роскомнадзор может расценить как избыточные персональные данные.

Из рекомендации экспертов справочной системы «Образование» узнайте, как оформить и вести личную карточку работника образовательного учреждения, которую заполняют на всех работников, с которыми заключили трудовой договор, в том числе, на совместителей

Если школьной кадровой службе нужна такая информация о работнике, которую можно получить только от третьих лиц, подчиненный должен дать на это письменное согласие. Работника важно также поставить в известность относительно целей и источников получения персональных данных, а если он не дает свое согласие, получать или использовать данные незаконно. 
В случае увольнения сотрудника, кадровая служба возвращает ему только оригиналы документов из личного дела работника школы, копии отправляются в архив. Копии персональных данных желательно заверять согласно ГОСТ Р 6.30–2003, поскольку незаверенные бумаги не имеют юридической силы. Обращаться к нотариусу для этого не обязательно, достаточно сверить с оригиналами, поставить штамп «Верно», подпись ответственного работника и дату сверки. 
Опытные документоведы рекомендуют избегать накопления ненужных копий в личных делах: достаточно создавать копии бумаг, необходимые для выполнения конкретной задачи, например, выдачи путевки в летний лагерь для ребенка или направления в санаторий, а затем утилизировать их в установленном порядке. Поскольку даже согласие работника на предоставление дополнительных персональных данных может не освободить образовательное учреждение от штрафа в размере от 10 до 50 тыс. рублей. Порядок уничтожения документов регламентирует Положение о личном деле работника школы

Личная карточка и личное дело: в чем отличия

Личная карточка Личное дело
Когда оформляется? Является обязательным для каждого работника документом, который оформляется согласно форме № Т-2 даже при наличии личного дела. Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника.  Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны. В частных учреждениях личные дела ведут преимущественно на материально ответственных и руководящих работников.
На кого оформляется? Оформляется в обязательном порядке как на основного работника, так и на того, кто совмещает должности (даже внутри одного образовательного учреждения).  Оформляется по усмотрению кадровой службы и согласно приказу администрации на всех работников (в случае увольнения и последующего восстановления, на работника заводят новое личное дело, а прежнее отправляют в архив). 
Как оформляется? Ввиду обязательности оформления личной карточки, они могут вестись только в бумажном варианте, в котором работник ставит свои подписи, заверяя тем самым информацию из трудовой книжки, паспорта, СНИЛС и других документов. Срок, в который карточка должна быть оформлена на нового работника, нормативными правовыми актами не регулируется, за это отвечают локальные акты. Регулируются локальными актами, а потому могут оформляться как в электронном, так и в письменном виде. 
Как хранятся? Личные карточки по решению школьной администрации могут храниться вместе с личными делами или в отдельных папках и шкафах.  Согласно порядку ведения личных дел сотрудников школы, они в обязательном порядке должны храниться отдельно от трудовых книжек. 
Структура личной карточки по разделам:
  1. Общая информация о работнике как о гражданине — паспортные данные, сведения об образовании, № и дата оформления трудового договора, стаж согласно трудовой книжке.
  2. Актуален для учителей-мужчин, поскольку содержит данные о воинском учете и заполняется на основании данных военного билета или удостоверения о призыве на военную службу. В личных карточках непригодных для воинской службы работников делается соответствующая отметка. 
  3. Заполняется после проведения аттестации и освидетельствования профпригодности работников. 
  4. Данные относительно повышения квалификации (сроки обучения, специализация), которые берутся с сертификата или диплома о прослушивании курса. 
  5. Награды, присужденные педработнику в процессе осуществления профессиональной деятельности, сведения о ежемесячных премиях.
  6. Сведения о ежегодных отпусках работника, в том числе об отпусках за свой счет. 
  7. Информация о предоставленных льготах, данные, которые не соответствуют ни одному из разделов.
  8. Информация об увольнении работника — соответствующую запись делают в трудовой книжке и личной карточке (в последней работник ставит свою подпись).  

Оформление и хранение личных дел работников школы 

Форма ведения личных дел не унифицирована, а потому не существует образца личных дел учителей, а потому работникам школьной кадровой службы достаточно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003. При переводе личного документооборота в электронный формат важно помнить, что некоторые документы ведутся исключительно в бумажном формате (например, трудовые книжки). Так, на бумаге оформляются все документы, на которых сотрудники должны ставить свои подписи. 
Для оформления документов в личном деле учителя и эффективной организации бумаг в нем целесообразно использовать папку-скоросшиватель. Согласно ГОСТ 17914-72, для длительного хранения документов используются только папки с цельнокартонной обложкой. Когда личных дел в образовательном учреждении много, документовед оформляет книгу учета, в которую вносит фамилии всех работников, номера их личных дел и период их ведения, а в каждую папку с персональными данными вкладывает лист-заверитель дела, внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров. 

Документы образовательной организации

Получите диплом установленного образца



Для грамотной и качественной оценки результатов работы педагогов рекомендуем пройти обучение по программе «Организация и контроль качества образовательной деятельности».

Кабинет информатики в школе

В большинстве российских школ применяется следующий алгоритм оформления личного дела:
  1. Личное дело сотрудника оформляется после зачисления его в штат (одновременное ведение нескольких личных дел для одного работника запрещено). Даже если работника принимают в штат повторно, предыдущее личное дело закрывают и передают в архив, а новое оформляют после издания приказа о приема на работу. 
  2. На титульном листе личного дела педработника посередине с отступом по краю указывается полное название образовательного учреждения, название структурного подразделения, № личного дела с индексом согласно номенклатуре дел школы, заголовок документа (ФИО работника), а в нижнем правом углу — дата постановки на персональный учет. 
  3. Внутреннюю опись документов оформляют согласно утвержденному приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 шаблону, ее подписывает составитель (ответственный работник). Название документа указывается в верхней части листа, а ниже указывается ФИО работника. Опись предполагает следующие пункты — № п/п — согласно журналу учета личных дел сотрудников; индекс документа — устанавливается по номенклатуре дел; дата документа — цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами; заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ); номер листов дела — цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе; дата включения — календарное число его появления в материалах дела; примечания — применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия. 
  4. По мере поступления бумаг опись расширяют, а документы размещают в хронологическом порядке с указанием индексов, порядковых номеров и количества листов в каждом из них. Последним документом в личном деле работника должна стать копия приказа о расторжении трудового договора.
  5. После увольнения работника в описи делают итоговую запись, в которой указывают количество документов в папке и число листов в каждом из них, внутреннюю опись нумеруют, в лист-заверитель вносят данные о числе листов. Перед сдачей папки в архив опись личного дела учителя подшивают в начало дела (в отдельных случаях его можно приклеить с внутренней стороны обложки), а лист-заверитель —  в конец. 
Хранят личные дела нынешних работников образовательного учреждения у секретаря в отведенных для этого запирающихся шкафах, сейфах или в отделе кадров. Папки с бумагами бывших сотрудников прошивают, а затем передают в архив, где их хранят:
  • 75 лет, если они были закрыты до 2003 года;
  • 50 лет, если дела были закрыты после 2003. 

платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Больше узнать о ведении личных дел и карточек работников школы помогут статьи электронного журнала «Справочник руководителя образовательного учреждения»

- Личное дело работника: как вести, сколько хранить

 (документооборот)

- Личная карточка работника: на кого и как оформить, сколько хранить

 (кадровая работа)

В обязательном порядке проводится ежегодная проверка сохранности личных дел и актуальности документов в них, о чем в личном листке по учету кадров ставится соответствующая отметка. Если срок хранения папок истекает, их изымают и утилизируют в установленном законом порядке. Помимо бумаг с истекшим сроком давности, в ходе ежегодной проверки кадровой документации из личных дел учителей школ изымают копии документов, которые уже не требуются (составляется акт об уничтожении, а бумаги утилизируются). Поскольку порядок уничтожения таких бумаг не регламентирован законом, на помощь администраторам придут локальные акты, разработанные в ОУ.

Ознакомление с личными делами и ответственность сторон 

Согласно принципам ведения личных дел сотрудников школы и локальным нормативным актам, материалы личного дела выдаются на руки:
  • работнику в случаях, которые предусмотрены российским законодательством;
  • кругу ответственных лиц (руководителю образовательного учреждения и его заместителям, специалисту по кадрам, руководителям структурных подразделений, главному бухгалтеру). 
С момента получения папки с документами для ознакомления лицо несет за его сохранность персональную ответственность, а потому строго запрещается делать на страницах бумаг пометки, записи, исправления, новые документы, изымать бумаги или помещать новые, передавать конфиденциальные сведения. Вносить коррективы в личное дело может только ответственный работник с обязательным приложением копии документа, ставшего причиной внесения правок, или ссылкой на него. 
В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право: на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений; на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая ситуации, предусмотренные в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности: 
  • к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ); 
  • к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ); 
  • к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ); 
  • к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ). 

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

logo

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получить бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.