2 651 руб . за комплект журналов в месяц. Подробнее >>>
Справочник руководителя образовательного учреждения

Личное дело работника

  • 22 апреля 2019
  • 6324
Личное дело работника школы — ключевой документ персонального учета данных, перечень бумаг, содержащих основную информацию о специалисте. Для каждого работника образовательного учреждения в обязательном порядке создается личная папка, в которую в течение всего периода работы в школе подшиваются документы, отражающие характер его профессиональной деятельности. Таким образом работодатель систематизированно хранит сведения о работниках, надежно защищает персональные данные и может оперативно вносить правки и дополнения. 
Законодательная база вопроса:
  • согласно ст. 85 ТК РФ, работодатель собирает, хранит и обрабатывает те персональные данные работников, которые требуются для оформления с ним трудовых отношений;
  • личные дела, отражающие характер трудовых взаимоотношений с работодателем, собираются, оформляются и хранятся в течение 75 лет согласно ФЗ №125 «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004. 

Ведение личных дел работников школы

Состав, принципы заполнения, перечень документов в личном деле учителя не регламентированы законом. Личные дела педработников содержат конфиденциальную информацию, доступ к которой должен ограничиваться локальным актом школы и не подлежать разглашению. С их помощью специалисты кадровой службы могут своевременно обеспечивать работников льготами и социальными гарантиями, использовать их для определения профессионального роста и определения карьерных перспектив. 

Методическая помощь по организации кадровой работы в школе представлена специалистами системы «Завуч»

Директор школы своим приказом назначает ответственного за ведение личных дел работников школы, оформление и хранение персональной документации. Параллельно с этим создается локальный акт — Положение о порядке ведения личных дел, регламентирующее принципы оформления, пополнения и хранения данных о педагогах. Согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП, обязательным этапом работы с личными делами является получение согласия работников на сбор, обработку и хранение персональных данных. В противном случае образовательное учреждение ждет штраф в размере до 75 тыс. рублей, школьную администрацию в лице директора — до 20 тысяч. Чтобы обезопасить учреждение от возможных исков и штрафов за правильность ведения личных дел сотрудников школы, стоит в бланке личного листка указать следующую фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных», под которой работник должен поставить свою подпись. Согласно ст. 87 ТК РФ, порядок хранения и использования персональных данных не регламентирован законодательством, а относится к тем, что устанавливаются работодателем в локальных актах. 
Перечень бумаг в личном деле учителя зависит от занимаемой работников должности, специфики его деятельности. Состав личных дел госслужащих регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609. Основой папки являются документы, необходимые для приема на работу, а после те, которые характеризуют профессиональную деятельность педработника. Все личные дела регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел» с указанием № дела, ФИО работника, даты постановки и снятия с учета. 
Личное дело работника
Таким образом, в состав личного дела каждого педработника входит три группы документов:
  1. Бумаги, которые предоставляются при приеме на работу — копии паспорта, документа об образовании, страхового и свидетельства о постановке на налоговый учет, справку о прохождении предварительного медосмотра и об отсутствии судимости или уголовного преследования.
  2. Документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности — свидетельства о рождении детей, браке/разводе, должностные инструкции, копии приказов о поощрении, переводе, дисциплинарных взысканиях, повышении, совмещении должностей, справки о результатах периодического медосмотра, аттестационные листы, служебные записки, объяснительные, уведомления, акты, заявления на предоставление отпуска, копии бумаг, подтверждающих повышение квалификации. 
  3. Документы, свидетельствующие о прекращении трудовой деятельности — копия приказа об освобождении от должности и заявление сотрудника об увольнении. 

В личное дело подшиваются преимущественно оригиналы бумаг, исключение составляют копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК) для заполнения личной карточки по форме № Т-2 используют сведения паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета, справок об отсутствии судимости, данных о семейном положении и образовании. Необходимую для осуществления трудовых отношений информацию вносят в форму, а оригиналы документов возвращают работнику. Не нужно подшивать в личное дело сведения о политических и религиозных убеждениях, дополнительные данные, которые Роскомнадзор может расценить как избыточные персональные данные.

Из рекомендации экспертов справочной системы «Образование» узнайте, как оформить и вести личную карточку работника образовательного учреждения, которую заполняют на всех работников, с которыми заключили трудовой договор, в том числе, на совместителей

Если школьной кадровой службе нужна такая информация о работнике, которую можно получить только от третьих лиц, подчиненный должен дать на это письменное согласие. Работника важно также поставить в известность относительно целей и источников получения персональных данных, а если он не дает свое согласие, получать или использовать данные незаконно. 
В случае увольнения сотрудника, кадровая служба возвращает ему только оригиналы документов из личного дела работника школы, копии отправляются в архив. Копии персональных данных желательно заверять согласно ГОСТ Р 6.30–2003, поскольку незаверенные бумаги не имеют юридической силы. Обращаться к нотариусу для этого не обязательно, достаточно сверить с оригиналами, поставить штамп «Верно», подпись ответственного работника и дату сверки. 
Опытные документоведы рекомендуют избегать накопления ненужных копий в личных делах: достаточно создавать копии бумаг, необходимые для выполнения конкретной задачи, например, выдачи путевки в летний лагерь для ребенка или направления в санаторий, а затем утилизировать их в установленном порядке. Поскольку даже согласие работника на предоставление дополнительных персональных данных может не освободить образовательное учреждение от штрафа в размере от 10 до 50 тыс. рублей. Порядок уничтожения документов регламентирует Положение о личном деле работника школы

Личная карточка и личное дело: в чем отличия

Личная карточка Личное дело
Когда оформляется? Является обязательным для каждого работника документом, который оформляется согласно форме № Т-2 даже при наличии личного дела. Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника.  Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны. В частных учреждениях личные дела ведут преимущественно на материально ответственных и руководящих работников.
На кого оформляется? Оформляется в обязательном порядке как на основного работника, так и на того, кто совмещает должности (даже внутри одного образовательного учреждения).  Оформляется по усмотрению кадровой службы и согласно приказу администрации на всех работников (в случае увольнения и последующего восстановления, на работника заводят новое личное дело, а прежнее отправляют в архив). 
Как оформляется? Ввиду обязательности оформления личной карточки, они могут вестись только в бумажном варианте, в котором работник ставит свои подписи, заверяя тем самым информацию из трудовой книжки, паспорта, СНИЛС и других документов. Срок, в который карточка должна быть оформлена на нового работника, нормативными правовыми актами не регулируется, за это отвечают локальные акты. Регулируются локальными актами, а потому могут оформляться как в электронном, так и в письменном виде. 
Как хранятся? Личные карточки по решению школьной администрации могут храниться вместе с личными делами или в отдельных папках и шкафах.  Согласно порядку ведения личных дел сотрудников школы, они в обязательном порядке должны храниться отдельно от трудовых книжек. 
Структура личной карточки по разделам:
  1. Общая информация о работнике как о гражданине — паспортные данные, сведения об образовании, № и дата оформления трудового договора, стаж согласно трудовой книжке.
  2. Актуален для учителей-мужчин, поскольку содержит данные о воинском учете и заполняется на основании данных военного билета или удостоверения о призыве на военную службу. В личных карточках непригодных для воинской службы работников делается соответствующая отметка. 
  3. Заполняется после проведения аттестации и освидетельствования профпригодности работников. 
  4. Данные относительно повышения квалификации (сроки обучения, специализация), которые берутся с сертификата или диплома о прослушивании курса. 
  5. Награды, присужденные педработнику в процессе осуществления профессиональной деятельности, сведения о ежемесячных премиях.
  6. Сведения о ежегодных отпусках работника, в том числе об отпусках за свой счет. 
  7. Информация о предоставленных льготах, данные, которые не соответствуют ни одному из разделов.
  8. Информация об увольнении работника — соответствующую запись делают в трудовой книжке и личной карточке (в последней работник ставит свою подпись).  

Оформление и хранение личных дел работников школы 

Форма ведения личных дел не унифицирована, а потому не существует образца личных дел учителей, а потому работникам школьной кадровой службы достаточно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003. При переводе личного документооборота в электронный формат важно помнить, что некоторые документы ведутся исключительно в бумажном формате (например, трудовые книжки). Так, на бумаге оформляются все документы, на которых сотрудники должны ставить свои подписи. 
Для оформления документов в личном деле учителя и эффективной организации бумаг в нем целесообразно использовать папку-скоросшиватель. Согласно ГОСТ 17914-72, для длительного хранения документов используются только папки с цельнокартонной обложкой. Когда личных дел в образовательном учреждении много, документовед оформляет книгу учета, в которую вносит фамилии всех работников, номера их личных дел и период их ведения, а в каждую папку с персональными данными вкладывает лист-заверитель дела, внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров. 

Документы образовательной организации

Получите диплом установленного образца



Для грамотной и качественной оценки результатов работы педагогов рекомендуем пройти обучение по программе «Организация и контроль качества образовательной деятельности».

Кабинет информатики в школе

В большинстве российских школ применяется следующий алгоритм оформления личного дела:
  1. Личное дело сотрудника оформляется после зачисления его в штат (одновременное ведение нескольких личных дел для одного работника запрещено). Даже если работника принимают в штат повторно, предыдущее личное дело закрывают и передают в архив, а новое оформляют после издания приказа о приема на работу. 
  2. На титульном листе личного дела педработника посередине с отступом по краю указывается полное название образовательного учреждения, название структурного подразделения, № личного дела с индексом согласно номенклатуре дел школы, заголовок документа (ФИО работника), а в нижнем правом углу — дата постановки на персональный учет. 
  3. Внутреннюю опись документов оформляют согласно утвержденному приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 шаблону, ее подписывает составитель (ответственный работник). Название документа указывается в верхней части листа, а ниже указывается ФИО работника. Опись предполагает следующие пункты — № п/п — согласно журналу учета личных дел сотрудников; индекс документа — устанавливается по номенклатуре дел; дата документа — цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами; заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ); номер листов дела — цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе; дата включения — календарное число его появления в материалах дела; примечания — применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия. 
  4. По мере поступления бумаг опись расширяют, а документы размещают в хронологическом порядке с указанием индексов, порядковых номеров и количества листов в каждом из них. Последним документом в личном деле работника должна стать копия приказа о расторжении трудового договора.
  5. После увольнения работника в описи делают итоговую запись, в которой указывают количество документов в папке и число листов в каждом из них, внутреннюю опись нумеруют, в лист-заверитель вносят данные о числе листов. Перед сдачей папки в архив опись личного дела учителя подшивают в начало дела (в отдельных случаях его можно приклеить с внутренней стороны обложки), а лист-заверитель —  в конец. 
Хранят личные дела нынешних работников образовательного учреждения у секретаря в отведенных для этого запирающихся шкафах, сейфах или в отделе кадров. Папки с бумагами бывших сотрудников прошивают, а затем передают в архив, где их хранят:
  • 75 лет, если они были закрыты до 2003 года;
  • 50 лет, если дела были закрыты после 2003. 

платные образовательные услуги

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Больше узнать о ведении личных дел и карточек работников школы помогут статьи электронного журнала «Справочник руководителя образовательного учреждения»

- Личное дело работника: как вести, сколько хранить

 (документооборот)

- Личная карточка работника: на кого и как оформить, сколько хранить

 (кадровая работа)

В обязательном порядке проводится ежегодная проверка сохранности личных дел и актуальности документов в них, о чем в личном листке по учету кадров ставится соответствующая отметка. Если срок хранения папок истекает, их изымают и утилизируют в установленном законом порядке. Помимо бумаг с истекшим сроком давности, в ходе ежегодной проверки кадровой документации из личных дел учителей школ изымают копии документов, которые уже не требуются (составляется акт об уничтожении, а бумаги утилизируются). Поскольку порядок уничтожения таких бумаг не регламентирован законом, на помощь администраторам придут локальные акты, разработанные в ОУ.

Ознакомление с личными делами и ответственность сторон 

Согласно принципам ведения личных дел сотрудников школы и локальным нормативным актам, материалы личного дела выдаются на руки:
  • работнику в случаях, которые предусмотрены российским законодательством;
  • кругу ответственных лиц (руководителю образовательного учреждения и его заместителям, специалисту по кадрам, руководителям структурных подразделений, главному бухгалтеру). 
С момента получения папки с документами для ознакомления лицо несет за его сохранность персональную ответственность, а потому строго запрещается делать на страницах бумаг пометки, записи, исправления, новые документы, изымать бумаги или помещать новые, передавать конфиденциальные сведения. Вносить коррективы в личное дело может только ответственный работник с обязательным приложением копии документа, ставшего причиной внесения правок, или ссылкой на него. 
В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право: на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений; на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая ситуации, предусмотренные в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности: 
  • к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ); 
  • к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ); 
  • к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ); 
  • к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ). 

Пройдите повышение квалификации в «Школе менеджера образования»

Курс «Управление образовательной организацией» — это знания и навыки по управлению ресурсами, кадрами, развитием образовательной организации.

Дистанционно! Вы сами выбираете удобное время для обучения!

Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Рекомендации по теме
Школа Менеджер Образования  
Дистанционное обучение 24/7

Выгодная подписка

Самое выгодное предложение на подписку

Получите гарантированный подарок за подписку в мае.

Выбрать журналы >

Мы в соцсетях
А еще:

Внимание!
Сайт предназначен только для работников образования.

Зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займёт менее 1 минуты!
За регистрацию на сайте для Вас сегодня — журнал «Справочник заместителя директора школы» (скачать в pdf) и самые необходимые для работы статьи:

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.