Эффективный документооборот для учебных заведений

4870

Качество образовательных услуг напрямую зависит от работы всего образовательного учреждения. Оптимизировать ее можно, внедрив систему электронного документооборота.

Деятельность образовательного учреждения (далее – ОУ), как любой сложной в управленческом плане структуры, сопровождается работой с большим количеством документов. Естественно, что эти документы требуют систематизированного учета, оперативного рассмотрения и исполнения, в которых участвуют различные подразделения. При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Передовиками в процессе распространения СЭД выступили организации государственного сектора и крупные промышленные компании. В настоящее время к ним присоединяется все большее количество ОУ, что не в последнюю очередь связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения поручений.

Рассмотрим, какие возможности предоставляет автоматизация работы с документами на примере СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот". Она получила широкое распространение в учебных учреждениях высшего и среднего профессионального образования, а также в школах, и предоставляется им на специальных условиях по программе, которая предусматривает долгосрочное сотрудничество и комплексную поддержку учебных заведений в плане развития практической направленности обучения и повышения эффективности управления. Участие в программе позволяет не только бесплатно внедрить СЭД в учебный процесс, но и получить 50%-ную скидку при использовании системы для автоматизации административно-управленческой деятельности учебного заведения или его отдельного подразделения.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" используется в сотнях учебных заведений, в т. ч. в МФПА, РГСУ, РГАУ-МСХА им. Тимирязева. Совокупная численность пользователей системы превышает 500 тыс. чел. Являясь российской разработкой, она, с одной стороны, в полной мере учитывает специфику отечественного документооборота и соответствует ГОСТу по делопроизводству, а с другой, – позволяет организовать процессы документооборота в соответствии с современными тенденциями управления. С ее помощью учебное заведение может реализовать централизованную и распределенную схемы регистрации и учета документов и организовать единое информационное пространство. Это позволяет оперативно находить и согласовывать документы, выдавать и контролировать исполнение приказов и заданий, вести систематизированный учет документов. Система информирует о текущих заданиях и сроках их исполнения, а сохранение истории документа позволяет отслеживать изменения и их авторов.

В отличии от других решений, комплект поставки системы является полным – ОУ не требуется докупать дополнительные модули и стороннее программное обеспечение. В частности, встроенный инструментарий позволяет специалистам ОУ самим создавать новые карточки документов, формы отчетов и маршруты прохождения документов. "ЕВФРАТ-Документооборот" обладает встроенной системой управления базами данных "Ника". Все это значительно сокращает не только финансовые затраты, но и сроки автоматизации управленческой деятельности и внедрения системы в учебный процесс. Гибкость системы позволяет использовать ее и как "информационную доску" – создавать потоки, содержащие справочную информацию (телефонный справочник, инструктивные материалы). При всей широте выполняемых функций "ЕВФРАТ-Документооборот" обладает простым и удобным интерфейсом, что заметно облегчает обучение и последующую работу. Гибкое разграничение прав доступа и наличие "Монитора безопасности" позволяют обеспечить доступ сотрудников к информации в соответствии с их должностными полномочиями и значительно повысить защиту ОУ от внутренних и внешних информационных угроз. Также поддерживается работа в территориально-распределенных организациях (с сетью филиалов) и удаленная работа через Интернет, возможна интеграция с продуктами других разработчиков, например 1С.

У системы имеется дополнительный модуль "Архивариус", предназначенный для создания базы архивных документов. Данный модуль необходим, когда количество документов становится значимым и возникает потребность организации отдельного хранения документов, вышедших из оперативной работы. Подобная ситуация возникла в РГАУ-МСХА им. К.Д. Тимирязева, у которого за 5 лет использования "ЕВФРАТ-Документооборот" количество хранимых документов превысило 15000.

На основе более чем 5-летнего опыта использования СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" в организациях различных сфер деятельности была разработана конфигурация "Быстрый старт". Она содержит регистрационно-контрольные карточки документов, предназначенные для учета 10 типов документов и 14 шаблонов журналов, справок и отчетов, что позволяет самостоятельно внедрить систему в течение нескольких рабочих недель.

Эти и другие, не вошедшие в обзор характеристики, делают "ЕВФРАТ-Документооборот" реальным инструментом повышения качества управления ОУ. В результате ее функционирования снижаются затраты на документооборот, ускоряется процесс получения и анализа информации и, как следствие, повышается качество образовательных услуг. Внедрение СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" особенно актуально в свете новых инициатив руководства страны по борьбе с коррупцией и повышению эффективности работы учреждений образования.

Л.А. Кокорева,
руководитель направления по работе с образовательными учреждениями компании Cognitive Technologies



Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Мероприятия


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение на подписку

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Школа Менеджера образования

Рассылка



© МЦФЭР, 2017. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-37745 от 12 октября 2009 года
Menobr.ru: сайт для специалистов и управленцев сферы общего образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы образования

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

  • доступ к 10 000+ профессиональных материалов;
  • 5 000 готовых рекомендаций педагогов-новаторов;
  • более 200 сценариев открытых уроков;
  • 2 000 комментариев экспертов к нормативным документам.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Материал только для зарегистрированных пользователей

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль