Кадровик или кадровая служба?

1574

Валентина Андреева, канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

В любой организации, независимо от ее размера и вида деятельности, работают работники, а значит, просто необходимо решать кадровые задачи. Иногда этим занимается один работник, к тому же в свободное от основной работы время, а иногда — целое подразделение, в котором заняты разнопрофильные специалисты.

Когда и как нужно создавать в организации отдельное подразделение, занимающееся кадровой работой? Какие специалисты должны в нем работать? Как распределить их обязанности и ответственность? Подобными вопросами задаются руководители как небольших организаций, так и крупных комплексов. Попробуем на них ответить.

Задачи кадровой службы

Кадровая служба — это обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения или группы работников, которые отвечают за оформление трудовых отношений, учет кадров, создание и хранение документации по личному составу, а нередко и осуществляет деятельность в области управления персоналом.

Функции, которые выполняют работники кадровой службы, достаточно разноплановые. Назовем основные из них:

организация и ведение кадрового делопроизводстваучет кадров, ведение статистической отчетностиорганизация хранения кадровой документации; подбор персонала, оформление приема работников на работу; проведение мероприятий по адаптации новых работников;аттестация, повышение квалификации персонала, оформление переводов на другую работу; мотивация персонала, разработка системы стимулирования и премирования работниковразвитие персонала, внедрение корпоративной культуры; оформление увольнения работников; разрешение трудовых споров, представление интересов работодателя в суде; взаимодействие по кадровым вопросам с различными государственными органами и фондами.

Определяем количество работников

Образовательные организации самостоятельны в формировании своей структуры за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами.Ч. 1 ст. 27 Федерального закона от  29.12.2012 №  273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Как определить необходимое количество работников кадровой службы? В нормативных правовых актах ответа на этот вопрос не содержится. Для определения необходимой численности специалистов работодателю необходимо организовать работу по нормированию труда. При этом можно использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от  14.11.1991 № 781, которые были разработаны для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендовались для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами. Единственное, необходимо корректировать сведения о временных затратах на те или иные операции, указанные в этом документе, поскольку с 1991 г. прошло много времени, и труд кадровика сейчас во многом автоматизирован.

Самое главное, о чем следует помнить: нет и не может быть прямой зависимости количества работников кадровой службы от общего числа работников организации. Решение о количестве кадровиков принимается на основании многих факторов, в их числе количественный и качественный состав персонала, специфика деятельности организации, оснащение рабочего места кадровика и многое другое.

Всего в данном случае возможны три варианта:

Вариант 1. Поручить вести кадровое делопроизводство (основная функция кадровой службы) одному из работников.

Вариант 2. Ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.

Вариант 3. Ввести в штатное расписание отдельное структурное подразделение, которое будет заниматься всеми кадровыми вопросами.

Кадровик или кадровая служба?Не кадровик

Если объем кадровой работы в организации небольшой, с ним вполне может справиться один работник, выполняя эту работу на условиях неполной занятости. В такой ситуации должность работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, можно не вводить в штатное расписание образовательного учреждения.

Как правило, обязанности кадровика в небольшой организации поручаются секретарю или бухгалтеру. При этом если должности кадровика в штатном расписании нет, то обязанности поручаются на условиях совмещения, а не совместительства.

В случае если ведение кадрового делопроизводства устанавливается как одна из обязанностей работника при приеме на работу, то это фиксируется в трудовом договоре. Если трудовой договор уже заключен, необходимо получить согласие работника и оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором установить объем и характер выполняемой дополнительной работы, срок ее выполнения и размер доплаты. Затем на основании заключенного дополнительного соглашения руководитель должен издать приказ о возложении на работника обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (приложение 1).

Кадровик или кадровая служба?Единственный кадровик в организации

К компетенции образовательной организации относятся:
• установление штатного расписания, если иное не установлено нормативными правовыми актами РФ;
• прием на работу работников, заключение с ними и расторжение трудовых договоров, если иное не установлено Федеральным законом от  29.12.2012 №  273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
Пп. 4, 5 ч. 3 ст. 28 Федерального закона от  29.12.2012 №  273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Если объем кадровой работы в организации солидный, руководителю лучше ввести в штатное расписание должность работника, отвечающего за кадровое делопроизводство. Для этого он должен издать приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание.

При составлении штатного расписания нередко возникает вопрос о правильном наименовании должности работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства. Здесь нужно учитывать, что в соответствии с ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации от  30.12.2001 №  197-ФЗ наименования должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, только если с работой по этим профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений.

Очевидно, что к наименованию должностей работников, занимающихся ведением кадрового делопроизводства, такие строгие требования не предъявляются. При выборе названия должности «кадровика» можно руководствоваться следующими документами:

1. Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от  21.08.1998 № 37. В нем описаны такие должности, имеющие отношение к кадровой работе, как:

заместитель директора по управлению персоналом;начальник отдела кадров;начальник отдела подготовки кадров;менеджер по персоналу;инженер по подготовке кадров;инспектор по кадрам;специалист по кадрам;техник по труду;табельщик;экономист по труду.

2. Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, утв. постановлением Госстандарта России от  26.12.1994 № 367 (далее — ОКПДТР).

Перечень принятых наименований должностей работников, в обязанности которых может входить ведение кадрового делопроизводства и другие кадровые функции, приведен в таблице. Такие должности представлены в классификаторе по трем категориям: руководители, специалисты, другие служащие.

Желательно при выборе наименования должности кадровика отталкиваться от основных функциональных обязанностей работника. И, конечно, нормативные правовые акты не запрещают работодателю придумать свое название должности работника, который будет отвечать за ведение кадрового делопроизводства, а может быть, выполнять и другие обязанности, связанные с управлением персоналом организации.

«Кадровые» должности в ОКПДТР

Категория Код Наименование должности
Руководители 22046 Заведующий отделом (по управлению кадрами и трудовыми отношениями)
Руководители 24696 Начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями)
Руководители 24063 Менеджер по персоналу
Специалисты 22675 Инженер по подготовке кадров
Специалисты 22956 Инспектор по кадрам
Специалисты 26583 Специалист по кадрам
Специалисты 27072 Техник по труду
Специалисты 27755 Экономист по труду
Другие служащие 26904 Табельщик

В случае если работник принимается на соответствующую должность, все обязанности закрепляются в его трудовом договоре (приложение 2) и (или) должностной инструкции, а затем издается приказ о приеме работника на работу. Если осуществляется перевод работника на «кадровую» должность с другой должности, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, а потом издается приказ о переводе работника на другую работу. Далее в общем порядке производится оформление приема на работу или перевода.

Кадровик или кадровая служба?Кадровое подразделение

Если одному кадровику не справиться со всем объемом кадровой работы, целесообразнее создать в организации специальное подразделение — кадровую службу (можно выбрать и другое название: отдел кадров, служба управления персоналом и т. п.).

Для создания нового структурного подразделения издается приказ по основной деятельности о внесении изменений в штатное расписание (приложение 3).

При изменении масштабов деятельности или направлений работы организации в штатное расписание могут быть внесены соответствующие изменения, направленные на увеличение или сокращение численности работников кадровой службы. Изменения в штатное расписание также вносятся соответствующим приказом по основной деятельности.

Структурное подразделение возглавляет руководитель, ответственный за организацию его работы. Руководитель подразделения назначается приказом руководителя организации. С кадровой точки зрения структурное подразделение может состоять из одного руководителя.

Крупная кадровая служба может иметь свою внутреннюю структуру, т. е. включать в себя другие подразделения: отдел кадрового делопроизводства, отдел управления персоналом и т. д.

После того как издан приказ о создании кадровой службы, необходимо разработать комплекс документов, регламентирующих ее деятельность, в первую очередь — положение о кадровой службе и должностные инструкции работников.

В настоящее время имеется немало информации о таких документах, в Интернете можно найти их образцы и примеры оформления. В отдельных отраслях и крупных организациях разрабатываются типовые и примерные положения и инструкции, отражающие специфику ведомства или организации. И все же на практике редко встречаются организационные документы, составленные идеально. И если содержанию документов еще уделяется внимание, то форма документов либо незнакома авторам, либо игнорируется ими как вещь несущественная.

Между тем текст документа, как бы хорош он ни был, становится собственно документом только после придания ему юридической силы. Процедура придания юридической силы документу связана с оформлением определенных составных частей документа (реквизитов), которые располагаются до и после текста.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т. е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Такие документы:

оформляются на бланке организации; регистрируются в учетных формах; утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом; подписываются разработчиками;при необходимости согласовываются с заинтересованными должностными лицами.

В отношении должностных инструкций можно добавить следующее. Поскольку каждый работник организации непосредственно отвечает за невыполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления с ней работника передать ему заверенную копию этого документа. Факт получения работником должностной инструкции желательно подтвердить письменно.

Определенные требования предъявляются и к содержательной части организационных документов.

Работники структурного подразделения назначаются на должность приказом руководителя организации либо руководителем подразделения, если ему переданы такие полномочия.

В соответствии с требованиями п. 3.20 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от  03.03.2003 №  65-ст, в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции», «в состав отдела входят» и т. п.

После того, как организационные документы разработаны и утверждены, осуществляется подбор и прием на работу в кадровую службу необходимых специалистов.

Приложение 1

Кадровик или кадровая служба?Приложение 2

Кадровик или кадровая служба?Приложение 3

Кадровик или кадровая служба?
 


1 Постановление Минтруда СССР от  14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров».



Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Мероприятия


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение на подписку

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Школа Менеджера образования

Опрос

Что чаще всего горит в школе?

  • Электропроводка 43.75%
  • Электроприборы 8.75%
  • Реактивы 3.75%
  • Помещения и оборудование пищеблока 3.75%
  • Чердаки, подсобные помещения 6.25%
  • Мусор, сухая трава во дворе 33.75%
Другие опросы

Рассылка



© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-37745 от 12 октября 2009 года
Menobr.ru: сайт для специалистов и управленцев сферы общего образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы продолжить чтение статей на портале «Менеджер образования», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

Вы получите доступ к важным статьям, ответам на актуальные вопросы, полезным сервисам и шаблонам документов.

Внимание! В материалах сайта используется терминология профессионального сообщества.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам видеолекцию «Методические и организационные аспекты введения ФГОС обучающихся с ОВЗ», из которой узнаете о ключевых изменениях в нормативных правовых актах, требующих обязательного применения в образовательной практике.

Лектор: Фальковская Л. П., начальник отдела образования детей с проблемами развития и социализации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль