Учет командировочных расходов

5601
И.Ю. Батуркина,аудитор, консультант информационного центра “Ресурсы образо­вания”

 

Работники образовательных учреждений (далее – ОУ) довольно часто отправляются в командировки. Преподаватели могут выезжать на прием экзаменов, чтение лекций в других учебных заведениях. Или, например, школьные учителя выезжают с учениками на экскурсии и в турпоходы.

Согласно Трудовому кодексу РФ (далее – ТК РФ) служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Если работа сотрудника имеет разъездной характер и это прописано в трудовом договоре, то такая поездка командировкой не признается.

Для пребывания сотрудника в командировке оформляются следующие документы:

•      приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а);

•      командировочное удостоверение (форма № Т-10);

•      служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1).

Эти документы обязательны и одинаковы для организаций всех форм собственности. От того, насколько правильно оформлена служебная поездка, зависит налогообложение произведенных расходов.

В приказе обязательно указывают фамилию и инициалы командируемого работника, его должность, структурное подразделение, где он работает, цель, время и место командировки, а также источник оплаты командировочных расходов (за счет бюджетных или внебюджетных средств учреждения).

Приказ о направлении работника в командировку подписывает руководитель учреждения. Причем сотрудники, направляемые в командировку, должны ознакомиться с приказом и поставить в нем свою подпись. Данный приказ служит основанием для выписки работнику командировочного удостоверения.

Командировочное удостоверение является основным документом, подтверж­дающим факт нахождения в служебной поездке и количество дней, на которые командируется работник.

Все командировочные удостоверения регистрируются в журнале учета работников, выбывающих в командировки, форма которого утверждена п. 6 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 “О служебных командировках в пределах СССР”* (далее – Инструкция № 62).

Отдельный журнал заводят для регистрации удостоверений работников, прибывших в командировку из других организаций.

В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и расходах на проезд.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Вместо дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха (по возвращении из командировки) не предоставляются. Если день отъезда в командировку приходится на выходной, то работнику предоставляется день отдыха по возвращении из командировки.

В случае направления в служебную командировку руководитель ОУ обязан возмещать работнику:

•      расходы по проезду;

•      расходы по найму жилого помещения;

•      дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

•      иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Гарантии и компенсации на возмещение расходов при командировках имеют только работники, состоящие в трудовых отношениях с учреждением на основании трудовых договоров. Если работник выполняет договор гражданско-правового характера для учреждения и направляется этим учреждением в служебную поездку, то она не считается командировкой.

Пример. Учреждение пригласило для чтения лекций гражданина, заключив с ним договор гражданско-правового характера (допустим, договор возмездного оказания услуг). В договоре написано, что учреждение возмещает ему расходы, связанные с такой поездкой, а именно: суточные, проживание и проезд. Оплата такой поездки представляет собой компенсацию его расходов, которая включается в сумму вознаграждения, выплачиваемого по договору подряда.

При заключении гражданско-правового договора возможность таких поездок, а также порядок возмещения и размеры компенсаций целесообразно предусмотреть в его условиях, тогда оплата расходов будет произведена за счет средств заказчика. Согласно п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ цена договора подряда включает в себя как компенсацию издержек подрядчика, так и причитающееся ему вознаграждение. Компенсация издержек не облагается налогом с доходов физических лиц (НДФЛ) и единым социальным налогом (ЕСН), поскольку направлена на погашение документально подтвержденных расходов подрядчика в интересах заказчика.

В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) не подлежат налогообложению фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника до места назначения и обратно.

При заполнении командировочного удостоверения следует обратить внимание на графу “Место назначения”. Корректность заполнения данного реквизита влияет на налогообложение расходов по проезду.

Пример. Педагог направляется из города места работы в Москву для чтения лекций в Московский городской педагогический университет (далее – МГПУ). В графе “место назначения” командировочного удостоверения написано: “г. Москва”. По окончании командировки педагог сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением железнодорожных билетов до Москвы и проездные билеты от вокзала до МГПУ. В этом случае ему компенсируют всю стоимость проезда, но на стоимость проездных документов до МГПУ будет начислен НДФЛ. Если в графе “место назначения” командировочного удостоверения написано: “г. Москва, МГПУ”, то по окончании командировки вся стоимость проезда будет возмещена, и в налоговую базу по НДФЛ ни стоимость железнодорожных билетов, ни стоимость проездных документов от вокзала до МГПУ включаться не будет.

В соответствии с п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.02 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (далее – постановление № 729) за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

•      железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

•      водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте
I категории судна паромной переправы;

•      воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

•      автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В случае отсутствия документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение производится в размере минимальной стоимости проезда:

•      железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

•      водным транспортом – в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

•      автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Следует отметить, что плата за пользование постельными принадлежностями, страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплата услуг по оформлению проездных документов также включаются в стоимость возмещаемых расходов на проезд. И такие суммы не облагаются НДФЛ и ЕСН (если есть подтверждающие документы).

Что же касается налогообложения прибыли в случае, если командировочные расходы были произведены в рамках предпринимательской деятельности и иной деятельности, приносящей доход, то в ст. 264 НК РФ записано, что командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Налогооблагаемую прибыль можно уменьшить на расходы, к которым относятся:

•      проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

•      наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах и номере, а также расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

•      суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

•      оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

•      консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Работнику ОУ возмещаются расходы по найму жилья. В этом случае по окончании командировки он должен представить в бухгалтерию документы о фактически произведенных расходах. В целях уменьшения налоговых рисков в документах на оплату следует использовать формулировку “проживание” и не использовать формулировки: “аренда зала”, “солярий”, “мини-бар”. Такие расходы могут быть расценены как дополнительные услуги, оказываемые за дополнительную плату, и будут включены в налогооблагаемую базу по НДФЛ.

Согласно постановлению № 729 работнику возмещаются расходы по найму жилья в размере фактических расходов, которые должны быть подтверждены соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. Если расходы превысили этот норматив, то их можно возместить за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения, а также за счет средств, полученных ОУ от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Такой порядок возмещения должен быть прописан в коллективном договоре или локальных нормативных актах.

Возможны ситуации, когда работники не могут документально подтвердить свои расходы из-за отсутствия документов. В этом случае в постановлении № 729 установлен норматив 12 руб. в сутки за счет средств федерального бюджета. Согласно ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Поэтому по распоряжению руководителя учебного заведения эти расходы могут быть возмещены в любом согласованном с работником размере.

В случае непредставления работником ОУ документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, т. е. не подлежат налогообложению 12 руб. в сутки.

Налоговая база по прибыли может быть уменьшена только на сумму экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). Отсутствие первичных документов – веское основание для того, чтобы расходы по найму жилья не учитывались для целей налогообложения.

При нахождении работника ОУ в командировке работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные возмещаются за все дни нахождения работника в командировке.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно Инструкции № 62 днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Пример. Работник выезжает в служебную командировку на самолете. Время вылета – 16 мая 0 ч 10 мин. В этом случае первым днем командировки будет считаться 16 мая. А если в авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 мин до вылета самолета, то, чтобы успеть на регистрацию, работник должен быть в аэропорту 15 мая в 23 ч 30 мин. В этом случае первым днем командировки следует считать 15 мая.

Постановление № 729 устанавливает норматив для суточных 100 руб. за каждый день пребывания в командировке. Сверхнормативные суммы можно выплатить работнику за счет сумм экономии средств федерального бюджета и источников от предпринимательской деятельности. Но такие расходы должны быть экономически оправданы и согласованы с руководителем учреждения.

Размер суточных, не подлежащих налогообложению НДФЛ и ЕСН, определяется положениями коллективного договора или иного локального нормативного акта, действующего в ОУ. Эти выплаты для их классификации в качестве суточных в соответствии с действующим законодательством должны иметь компенсационный характер, т. е. направленный на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Исключение составляет случай, когда у работника может образоваться доход – экономическая выгода при выплате ему сумм в больших размерах, чем это предусмотрено предприятием в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Поэтому при соблюдении определенных условий учреждения не должны облагать НДФЛ и ЕСН суммы суточных, превышающих 100 руб. в сутки.

Что касается налогообложения прибыли, то размер суточных является нормируемым показателем. В НК РФ четко прописано, что суточные относятся к командировочным расходам в пределах норм, утвержденных Правительством РФ. Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.02 № 93 “Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией” при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

Учителя довольно часто выезжают вместе с детьми на экскурсии или в музеи – все это является частью образовательного процесса. Обычно такая поездка не превышает одного дня. Но возникает вопрос: как учесть связанные с ней расходы.

В данном случае ее можно расценивать как однодневную командировку. Но законодательно нигде не определено, что такое “однодневная командировка”. На такие командировки командировочное удостоверение выписывать не нужно. Спорным остается вопрос о выплате суточных при однодневных командировках. ТК РФ не устанавливает минимальную продолжительность командировок.

В Инструкции № 62 говорится, что при командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем объединения, предприятия, учреждения, организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Поэтому если руководителем учреждения утвержден соответствующий авансовый отчет работника, то, следовательно, он считает, что работник проживал и находился в командировке вне места постоянного жительства, и ему следует выплатить суточные.

Объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиком. Согласно ст. 41 НК РФ доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных осуществляются в интересах работодателя, а не работника. В свою очередь, суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Но поездку в музей можно расценить как служебную поездку работника, постоянная работа которого осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Таким работникам работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

•      по проезду;

•      по найму жилого помещения;

•      дополнительные, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

•      иные, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В этом случае оплата проезда и иные дополнительные расходы должны быть возмещены педагогу. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Рассмотрим порядок исчисления налога на добавленную стоимость (НДС).

Учреждения, являющиеся плательщиками НДС, могут принять к вычету суммы налога, уплаченные по расходам на командировки. Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая пользование в поездах постельными принадлежностями, а также за наем жилого помещения). Если командировка осуществлялась в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС или подлежащей налогообложению по ставке 0%, то по этим расходам учреждение не вправе применять налоговые вычеты.

Если в соответствии с гл. 25 “Налог на прибыль” НК РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, то суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.

Налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении учреждением товаров (работ, услуг). Однако по учету командировочных расходов есть некоторые особенности.

Так, в постановлении Правительства РФ от 02.12.00 № 914 “Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость” установлено, что при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно (включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей) в книге покупок регистрируются счета-фактуры или заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии), в которых отдельной строкой выделяется сумма НДС.

Счета-фактуры и бланки строгой отчетности должны быть оформлены на ОУ. Оформленные счета-фактуры и бланки строгой отчетности на физическое лицо не могут служить основанием для принятия к вычету НДС.

Для принятия к вычету НДС по услугам по проезду необходимо указать сумму налога в проездном документе (билете). Для целей вычета НДС рассчитывать сумму этого налога самостоятельно налогоплательщик не имеет права. Если в железнодорожных билетах, приобретенных за наличный расчет, сумма НДС не указывается, то такие билеты следует учитывать в расходах на командировки по стоимости их приобретения.

Следовательно, если в билетах нет указаний о предъявлении налогоплательщику к уплате суммы НДС, данные расходы на основании ст. 264 НК РФ в полной сумме следует относить к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Справочник руководителя образовательного учреждения. 2007. № 9. С 43-52.



Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Мероприятия


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение на подписку

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Школа Менеджера образования

Опрос

Хотели бы вы прочитать статью на тему "Как выполнить требования к соотношению заработной платы директора и работников школы"?

  • да 100%
  • нет 0%
результаты

Рассылка



© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-37745 от 12 октября 2009 года
Menobr.ru: сайт для специалистов и управленцев сферы общего образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы продолжить чтение статей на портале «Менеджер образования», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

Вы получите доступ к важным статьям, ответам на актуальные вопросы, полезным сервисам и шаблонам документов.

Внимание! В материалах сайта используется терминология профессионального сообщества.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам видеолекцию «Методические и организационные аспекты введения ФГОС обучающихся с ОВЗ», из которой узнаете о ключевых изменениях в нормативных правовых актах, требующих обязательного применения в образовательной практике.

Лектор: Фальковская Л. П., начальник отдела образования детей с проблемами развития и социализации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль