Эффективный документооборот для учебных заведений

4836

Качество образовательных услуг напрямую зависит от работы всего образовательного учреждения. Оптимизировать ее можно, внедрив систему электронного документооборота.

Деятельность образовательного учреждения (далее – ОУ), как любой сложной в управленческом плане структуры, сопровождается работой с большим количеством документов. Естественно, что эти документы требуют систематизированного учета, оперативного рассмотрения и исполнения, в которых участвуют различные подразделения. При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Передовиками в процессе распространения СЭД выступили организации государственного сектора и крупные промышленные компании. В настоящее время к ним присоединяется все большее количество ОУ, что не в последнюю очередь связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения поручений.

Рассмотрим, какие возможности предоставляет автоматизация работы с документами на примере СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот". Она получила широкое распространение в учебных учреждениях высшего и среднего профессионального образования, а также в школах, и предоставляется им на специальных условиях по программе, которая предусматривает долгосрочное сотрудничество и комплексную поддержку учебных заведений в плане развития практической направленности обучения и повышения эффективности управления. Участие в программе позволяет не только бесплатно внедрить СЭД в учебный процесс, но и получить 50%-ную скидку при использовании системы для автоматизации административно-управленческой деятельности учебного заведения или его отдельного подразделения.

Система "ЕВФРАТ-Документооборот" используется в сотнях учебных заведений, в т. ч. в МФПА, РГСУ, РГАУ-МСХА им. Тимирязева. Совокупная численность пользователей системы превышает 500 тыс. чел. Являясь российской разработкой, она, с одной стороны, в полной мере учитывает специфику отечественного документооборота и соответствует ГОСТу по делопроизводству, а с другой, – позволяет организовать процессы документооборота в соответствии с современными тенденциями управления. С ее помощью учебное заведение может реализовать централизованную и распределенную схемы регистрации и учета документов и организовать единое информационное пространство. Это позволяет оперативно находить и согласовывать документы, выдавать и контролировать исполнение приказов и заданий, вести систематизированный учет документов. Система информирует о текущих заданиях и сроках их исполнения, а сохранение истории документа позволяет отслеживать изменения и их авторов.

В отличии от других решений, комплект поставки системы является полным – ОУ не требуется докупать дополнительные модули и стороннее программное обеспечение. В частности, встроенный инструментарий позволяет специалистам ОУ самим создавать новые карточки документов, формы отчетов и маршруты прохождения документов. "ЕВФРАТ-Документооборот" обладает встроенной системой управления базами данных "Ника". Все это значительно сокращает не только финансовые затраты, но и сроки автоматизации управленческой деятельности и внедрения системы в учебный процесс. Гибкость системы позволяет использовать ее и как "информационную доску" – создавать потоки, содержащие справочную информацию (телефонный справочник, инструктивные материалы). При всей широте выполняемых функций "ЕВФРАТ-Документооборот" обладает простым и удобным интерфейсом, что заметно облегчает обучение и последующую работу. Гибкое разграничение прав доступа и наличие "Монитора безопасности" позволяют обеспечить доступ сотрудников к информации в соответствии с их должностными полномочиями и значительно повысить защиту ОУ от внутренних и внешних информационных угроз. Также поддерживается работа в территориально-распределенных организациях (с сетью филиалов) и удаленная работа через Интернет, возможна интеграция с продуктами других разработчиков, например 1С.

У системы имеется дополнительный модуль "Архивариус", предназначенный для создания базы архивных документов. Данный модуль необходим, когда количество документов становится значимым и возникает потребность организации отдельного хранения документов, вышедших из оперативной работы. Подобная ситуация возникла в РГАУ-МСХА им. К.Д. Тимирязева, у которого за 5 лет использования "ЕВФРАТ-Документооборот" количество хранимых документов превысило 15000.

На основе более чем 5-летнего опыта использования СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" в организациях различных сфер деятельности была разработана конфигурация "Быстрый старт". Она содержит регистрационно-контрольные карточки документов, предназначенные для учета 10 типов документов и 14 шаблонов журналов, справок и отчетов, что позволяет самостоятельно внедрить систему в течение нескольких рабочих недель.

Эти и другие, не вошедшие в обзор характеристики, делают "ЕВФРАТ-Документооборот" реальным инструментом повышения качества управления ОУ. В результате ее функционирования снижаются затраты на документооборот, ускоряется процесс получения и анализа информации и, как следствие, повышается качество образовательных услуг. Внедрение СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" особенно актуально в свете новых инициатив руководства страны по борьбе с коррупцией и повышению эффективности работы учреждений образования.

Л.А. Кокорева,
руководитель направления по работе с образовательными учреждениями компании Cognitive Technologies


Подписка на статьи

Не пропустите ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь бесплатно на рассылку.

Мероприятия


Мероприятия

Проверьте свои знания и приобретите новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение на подписку

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Электронная система

Справочная система «Образование»

Школа Менеджера образования

Опрос

Хотели бы вы прочитать статью на тему "Как выполнить требования к соотношению заработной платы директора, заместителей, главного бухгалтера и работников школы"?

  • да 83.33%
  • нет 16.67%
результаты

Рассылка



© МЦФЭР, 2016. Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-37745 от 12 октября 2009 года
Menobr.ru: сайт для специалистов и управленцев сферы общего образования. Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

По вопросам подписки обращайтесь: 8 800 775-4822 (звонки по России бесплатные)
По вопросам клиентской поддержки тел.: +7 (495) 937-90-82



  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы продолжить чтение статей на портале «Менеджер образования», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

Вы получите доступ к важным статьям, ответам на актуальные вопросы, полезным сервисам и шаблонам документов.

Внимание! В материалах сайта используется терминология профессионального сообщества.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам видеолекцию «Методические и организационные аспекты введения ФГОС обучающихся с ОВЗ», из которой узнаете о ключевых изменениях в нормативных правовых актах, требующих обязательного применения в образовательной практике.

Лектор: Фальковская Л. П., начальник отдела образования детей с проблемами развития и социализации.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для работников сферы образования!

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна.

А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Регистрация

Зарегистрируйтесь, чтобы получить документ. Это бесплатно и займет всего минуту!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль